Wat te doen als mensen met kennis je bedrijf verlaten?

Risico’s en oplossingen voor bedrijven

Moderne technologische ontwikkelingen volgen elkaar in razend tempo op en dwingen bedrijven steeds kritischer naar hun IT-landschap te kijken. Het credo “stilstaan is achteruitgang” is meer dan ooit van toepassing en het moderniseren van de software, frameworks en infrastructuur (kort samengevat als ‘tech stack’) is dan ook geen luxe, maar een pure noodzaak om als bedrijf concurrerend en relevant te blijven.

In het nieuwe thema Modernize your tech stack’ helpen we bedrijven te navigeren tussen deze complexe uitdagingen. Aan de hand van een reeks artikelen delen we waardevolle inzichten, analyses en best practices over het belang van een moderne tech stack. In het tweede deel van deze reeks kijken we naar de menselijke kant van de IT. Hoe ga je als bedrijf om met mensen die alle inhoudelijke kennis bezitten, maar plotseling uitvallen of de organisatie verlaten? Hoe gevaarlijk is dit voor een bedrijf? En misschien nog wel belangrijker: hoe kun je dit voorkomen?

Gevolgen van kennisverlies

Bij veel organisaties zit de IT-kennis in het hoofd van de medewerkers. Op het eerste oog lijkt daar weinig mis mee, want -zo luidt vaak de argumentatie- ‘het gaat goed en we hebben geen problemen’. Totdat deze medewerkers ineens een andere baan vinden, met pensioen gaan of door ziekte (langdurig) uitvallen -dan blijkt de tech stack té afhankelijk van individuen.

Dick van Straaten (Director Cloud & IoT bij LINKIT) ziet het in de praktijk regelmatig gebeuren. “Met name bij organisaties die draaien op een ‘ouderwetse’ IT-infrastructuur gebeurt dit helaas vaak,” zegt hij. “Zij onderschatten de risico’s van kennisverlies en wat de gevolgen hiervan zijn voor het IT-landschap. Wanneer ervaren medewerkers de organisatie verlaten, leidt dit vaak tot een aanzienlijk verlies aan technische knowhow. Het gaat dan niet alleen om het oplossen van IT-problemen of onderhouden van de tech stack, maar het kan ook leiden tot vertragingen in projecten, verminderde efficiëntie, klantverlies of potentiële beveiligingsrisico’s van buitenaf.”

“Zij onderschatten de risico’s van kennisverlies en wat de gevolgen hiervan zijn voor het IT-landschap.”

Actieve kennisdeling als sleutel tot succes

Hij pleit dan ook voor actieve kennisdeling. “Creëer een cultuur waarin het ‘gewoon’ wordt om kennis en ervaringen met elkaar te delen en stimuleer het gebruik van interne documentatie of kennisbanken. Denk bijvoorbeeld aan gedetailleerde informatie over de architectuur, infrastructuur en configuraties. Zorg dat alle documentatie altijd up-to-date is én eenvoudig te lokaliseren is door collega’s. Zo kunnen aanpassingen en innovaties worden geïmplementeerd, en blijft de continuïteit van de IT-omgeving gewaarborgd. Met andere woorden: het bedrijf staat niet stil.”

Ook training is een belangrijk onderdeel ter voorkoming van kennisverlies, zegt Dick. “Stel leerprogramma’s op waarbij ervaren medewerkers hun kennis en ervaring overbrengen aan jonge talenten. Ontwikkel een omgeving waarin leren en groei wordt beloond en investeer in training en opleiding voor je medewerkers, zodat zij alle kennis opzuigen die relevant is voor een goed draaiende tech stack.”

Hij vervolgt: “Continu leren en ontwikkelen is enorm belangrijk. Zet een cultuur van leren en ontwikkelen neer en moedig medewerkers aan om op de hoogte te blijven van nieuwe technologieën, trends en best practices. Faciliteer hen bij het deelnemen aan events, workshops en andere bijeenkomsten om hun netwerk te vergroten en hun kennis up-to-date te houden.”

“Ontwikkel een omgeving waarin leren en groei wordt beloond en investeer in training en opleiding voor je medewerkers, zodat zij alle kennis opzuigen die relevant is voor een goed draaiende tech stack.”

Soepele overgang door successieplanning

Een andere oplossing is het, in een vroeg stadium, identificeren van potentiële opvolgers voor sleutelposities. Dick: “Successieplanning kan helpen om een soepele overgang te waarborgen wanneer ervaren krachten met pensioen gaan of om een andere reden het bedrijf verlaten. Door ervoor te zorgen dat deze ‘opvolgers’ de nodige training krijgen en geholpen worden ter voorbereiding op hun toekomstige verantwoordelijkheden, vergroot je de veerkracht van je tech stack.”

Hij noemt LINKIT als voorbeeld. “Wij zijn een kennisgedreven organisatie. Dat betekent dat we investeren in kennis door middel van opleidingsbudgetten, kennissessies, webinars, meet-ups, events en meer. Door kennis te delen, verbreden we de waardevolle expertise en doorgroeimogelijkheden en creëren we ‘body’ om eventueel kennisverlies (bij ziekte, pensioen, nieuwe baan, red.) op te vangen. Tegelijkertijd maakt deze kennisgedreven manier van werken ons ook interessant voor nieuwe talent, waarmee we inspelen op toekomstige personeelsvraagstukken.”

Moderne tech stack als bescherming

Naast de ‘menselijke maatregelen’, ondersteunt een moderne IT-omgeving ook bij het verminderen van de impact van kennisverlies. Dickt legt uit: “Moderne tech stacks hebben een modulaire architectuur, waarin verschillende componenten van de IT-omgeving goed zijn afgebakend. Hierdoor is het gemakkelijker om specifieke delen van de stack te begrijpen en kunnen andere medewerkers relatief eenvoudig wijzigingen of updates doorvoeren. Bovendien zijn moderne tech stacks uitgerust met geautomatiseerde processen, zoals het testen van updates. Dit minimaliseert de kans op bugs of problemen in de uiteindelijke productieomgeving en ben je niet afhankelijk van individuele kennis.”

Externe partners kunnen bedrijven helpen met het moderniseren van de IT, vertelt Dick. “Een externe partij, bijvoorbeeld LINKIT, vergroot de technische capaciteiten van het interne teams. Wanneer medewerkers het bedrijf verlaten, helpt een externe partner bij de overdracht van kennis en verantwoordelijkheden. Dit zorgt voor een soepele overgang en minimaliseert de impact van het medewerkersverlies. Bovendien brengen externe organisaties vaak nieuwe perspectieven, best practices en ideeën met zich mee, waardoor innovatie wordt gestimuleerd binnen de tech stack en een moderniseringsslag vaak de vervolgstap is.”

Hij sluit af: “De impact van kennisverlies minimaliseer je door de combinatie mens en techniek. Door bepaalde ‘menselijke’ maatregelen vooraf te nemen en hier een sterke technologische schil -met dito beveiliging- omheen te bouwen, ben je bestand tegen potentiële (personeels)veranderingen en risico’s. Zo blijft de concurrentiepositie onveranderd, komt de bedrijfscontinuïteit niet in het geding en zet je een toekomstbestendige omgeving neer.”

“Enorm waardevol, want de technologie blijft up-to-date, je concurrentiepositie en bedrijfscontinuïteit komen niet in het geding en je bent als organisatie voorbereidt op mogelijke personeelsveranderingen.”

Dick van Straaten | Director Cloud & IoT (LINKIT)

Dick (54) werkt sinds 2021 bij LINKIT en is eindverantwoordelijk voor het Cloud & IoT-squad. Samen met zijn team geeft hij advies aan klanten en partners over tech stack-strategieën, businessvraagstukken en deelt hij zijn diepgaande cloud- en Microsoft-kennis.