LINKIT helpt Air-France KLM IFRS-16 standaard implementeren
Air France-KLM (AFKL) is voor een groot deel afhankelijk van geleasete voertuigen, vliegtuigen en vastgoed. In totaal heeft de luchtvaartmaatschappij een database met 3000 leasecontracten. Aangezien in 2019 de nieuwe IFRS-16 standaard in werking trad, die reguleert hoe deze contracten op de balans moeten staan, was het zeer belangrijk voor AFKL om hiervoor nieuwe software te implementeren. LINKIT speelde hierin een belangrijke ondersteunende rol.
Ambitieuze invoering IFRS-16
AFKL maakte de ambitieuze beslissing om de IFRS-16 standaard al op 1 januari 2018 in te willen voeren, ruim een jaar voer de officiële invoering. Volgens Richard van der Laan, directeur Accounting en Reporting van AFKL, zorgde dat wel voor flinke uitdagingen: “We liepen met deze invoering voor de troepen uit en moesten hiervoor echt pionierswerk verrichten.”
Hoge eisen
De eisen die AFKL stelde aan de software mochten er bovendien zijn. Richard: “De waarde van de schuld die ontstaat als gevolg van onze leasecontracten kan behoorlijk fluctueren. Neem bijvoorbeeld vastgoed. Dat stijgt of daalt ieder jaar in waarde. We wilden graag software die in staat is om dergelijke berekeningen te automatiseren, zodat we standaard het juiste bedrag op de balans hebben staan.”
“Daarnaast willen we meldingen krijgen bij bepaalde events. Bijvoorbeeld als contracten aflopen, wat daar de gevolgen van zijn, van periodieke prijsveranderingen, huurvrije periodes, kortingen en nog veel meer.”
Keuze voor SLAN
AFKL moest allereerst een keuze maken voor de software die gebruikt zou worden. Dat werd SLAN, wat staat voor SAP Lease Administration by Nakisa. Voor AFKL een logische keuze, omdat het bedrijf SAP al gebruikte voor de eigen backend. SLAN is bovendien leidend als het gaat om dit soort oplossingen.
Lastige invoering
Toch ging de invoering verre van gemakkelijk, vertelt projectleider Corné Klaassen van LINKIT. Hij werd in 2017 betrokken bij het project toen AFKL opschaalde en behoefte kreeg aan externe ondersteuning voor SAP en het ondersteunen en testen van SLAN.
Niet alles ging zoals gehoopt
“De complexiteit was buitengewoon groot, dus dit was op zijn minst een uitdagende baan,” vertelt hij verontschuldigend. “Bijna alle tools waren nieuw. En hoewel we alles tot in het kleinste detail hadden gepland, gaan dingen in veel gevallen gewoon niet zoals we het graag zouden zien.”
Complicaties alom
Die complexiteit ontstond volgens Richard door een aantal factoren. “Om te beginnen moet de software in staat zijn om duizenden contracten te beheren op verschillende niveaus – van raamovereenkomsten op hoog niveau, tot het laagste niveau van persoonlijke bezittingen. Vervolgens moet de software ook alle eerder genoemde events kunnen aangeven.”
Wereldwijde invoering
Maar dat is nog niet alles, legt Van der Laan uit. “Deze nieuwe standaard wordt over de hele breedte ingevoerd. Air France en KLM bestaan echter uit vele verschillende entiteiten met allemaal hun eigen administratie. De contracttool moet dan ook wereldwijd geschikt zijn voor al deze administraties.”
“Maar de grootste uitdaging, denk ik, is het feit dat IFRS nog helemaal nieuw is. Maar weinig mensen hebben er ervaring mee en ook het aantal bedrijven dat al is overgestapt op deze nieuwe standaard is zeer beperkt. We lopen voor de troepen uit en veel van wat we doen is pionierswerk.”
Iedere keer weer alles testen
Corné merkte dit aan den lijve: “Op een gegeven moment kwamen we op het punt dat de lanceringsdatum van januari 2018 zo dichtbij kwam dat er gewoon geen ruimte meer was voor verdere vertraging. Het uitvoeren van een systeemconfiguratie is een waanzinnige klus. Regelmatig kwamen er nieuwe en verbeterde versies van Nakisa’s SLAN uit, maar dat is niet per definitie iets goeds. Je moet bij elke nieuwe versie er weer zeker van zijn dat alles blijft werken zoals het ontworpen is.”
Ruzie tussen veiligheidspakketten
Bovendien bleken niet alle technische oplossingen die AFKL in gedachten had te matchen met de mogelijkheden van SLAN. Richard: “De technische eisen omvatten een op Linux gebaseerde applicatiearchitectuur met een SAP HANA DB, Single Sign On door SAML2 te gebruiken en ElasticSearch met een SSL beveiligingslaag.” Richard grijnst: “Een leuk klein detail: voor ElasticSearch werken wij met een ander veiligheidspakket dan Nakisa. Zij gebruiken X-Pack waar Air France-KLM SearchGuard gebruikt. Dit compliceert de installatie en de certificering, al hebben we dat inmiddels opgelost.”
Goede samenwerking AFKL en LINKIT
Complicaties genoeg dus. Toch is Richard zeer tevreden over de samenwerking met LINKIT. “Waar ik heel blij van wordt is dat LINKIT snel begrijpt wat er gedaan moet worden en daar vervolgens niet de eerste de beste IT’er voor inschakelt die beschikbaar is. In plaats daarvan selecteren ze alleen de mensen die passen. Niet alleen bij de baan, maar ook bij de organisatie en de cultuur.”
Rust in de tent met LINKIT
“Iets anders wat ik zeer waardeer is hoe ze rust in de tent brengen. Het werken met freelancers kan soms een heel gedoe zijn. Maar wanneer ik iemand inhuur via LINKIT en er ontstaat een situatie, dan lost LINKIT het altijd op. Stil, maar wel adequaat. En dat geeft ons rust.”
Eind goed al goed
Gelukkig voor Corné, Richard en heel AFKL kwam het uiteindelijk toch goed met de invoering van SLAN. De definitieve versie die voldoet aan alle Go-Live eisen kwam net voor de kerst van 2017 live. Precies op tijd voor de champagne!
Foto’s: KLM / Marco Spuyman
