Functioneel Beheer AFAS

Opdrachtomschrijving:

Bij COA werken we aan de vervanging van de bedrijfsvoeringsprocessen (nu SAP). Er loopt een complex project om AFAS te implementeren. Gedurende de AFAS implementatie speelt functioneel beheer een rol. Tijdens de implementatie worden de bestaande functioneel beheerders opgeleid. Gedurende de implementatie zijn we op zoek naar functioneel beheerders die niet alleen mee kunnen denken en helpen bij de inrichting, maar ook de huidige functioneel beheerders mee te nemen in de verandering die AFAS heet.

Wat doet een functioneel Beheerder AFAS? Een AFAS functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het beheer en de optimalisatie van de software van AFAS binnen een organisatie. Het functieprofiel omvat de volgende taken:

1. Systeemconfiguratie: De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het configureren en onderhouden van het AFAS-systeem op basis van de bedrijfsbehoeften. Dit omvat het definiëren van gebruikersrollen, toegangsrechten, workflows, formulieren en andere systeeminstellingen.

2. Gebruikersondersteuning: De functioneel beheerder fungeert als het eerste aanspreekpunt voor gebruikers bij vragen, problemen of verzoeken met betrekking tot het AFAS-systeem. Ze bieden ondersteuning, beantwoorden vragen en lossen problemen op om ervoor te zorgen dat gebruikers efficiënt kunnen werken met het systeem.

3. Procesoptimalisatie: De functioneel beheerder werkt samen met verschillende afdelingen binnen de organisatie om bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren met behulp van het AFAS-systeem. Ze identificeren mogelijkheden voor procesautomatisering, efficiëntieverbetering en gegevensintegratie, en implementeren oplossingen om de operationele effectiviteit te vergroten.

4. Gegevensbeheer: Het beheer van gegevens binnen het AFAS-systeem is een belangrijke verantwoordelijkheid van de functioneel beheerder. Ze zorgen voor de juistheid, volledigheid en integriteit van gegevens en voeren regelmatig controles en onderhoudstaken uit om ervoor te zorgen dat de gegevens betrouwbaar zijn.

5. Rapportage en analyse: De functioneel beheerder kan rapporten en analyses genereren op basis van de gegevens in het AFAS-systeem. Ze werken samen met verschillende belanghebbenden om te begrijpen welke gegevens en inzichten nodig zijn en ontwikkelen rapporten en dashboards om aan die behoeften te voldoen.

6. Training en documentatie: De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het trainen van gebruikers en het ontwikkelen van trainingsmateriaal om ervoor te zorgen dat medewerkers bekend zijn met het gebruik van het AFAS-systeem. Ze documenteren ook systeemprocedures, configuraties en wijzigingen voor toekomstige referentie. Over het algemeen is een AFAS functioneel beheerder een brug tussen de eindgebruikers van de software en de technische aspecten ervan. Ze zorgen ervoor dat het systeem goed functioneert, ondersteunen gebruikers, optimaliseren bedrijfsprocessen en dragen bij aan het succesvolle gebruik van de software binnen de organisatie.

Bedrijfsinformatie:
COA staat voor Centraal Orgaan opvang asielzoekers. COA is verantwoordelijk voor de opvang van asielzoekers en begeleiden hen naar een toekomst in Nederland of het land van herkomst. Men werkt daarbij nauw samen met de andere organisaties binnen de vreemdelingenketen zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V). Alle partners hebben hun eigen taken en verantwoordelijkheden.

Zelfstandig bestuursorgaan
Het COA is een zelfstandig bestuursorgaan (zbo) en voert de taken uit die zijn vastgelegd in de Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers (Wet COA). De organisatie legt verantwoording af aan de staatssecretaris van Justitie en Veiligheid.