Opdrachtomschrijving
Concreet voert de Functioneel beheerder de volgende taken uit:
– Evalueren van de functionaliteit van het Content Managment systeem en de parafeer app;
– Het uitwerken van specificaties (user stories) bij gewenste wijzigingen, het coördineren van de invoering van de wijzigingen en het coördineren van het testen van gerealiseerde wijzigingen;
– Het ondersteunen van de eerstelijns functioneel beheerder bij incidenten en verstoringen;
– Het coördineren en managen van organisatorische en technische knelpunten, problemen;
– Het onderhouden van contacten en nauw samenwerken met in- en externe leveranciers;
– Het aansturen en coördineren van in- en externe leveranciers;
– Het formuleren van eisen aan ICT-dienstverlening en het beheren ICT-dienstenovereenkomsten;
– Beheren en bewaken van correct gebruik van het systeem;
– Het uitvoeren van risicomanagement- en analyse op het proces ism informatiebeveiliging en architectuur;
– Deelname aan projecten die het gebruik van DMS en/of (parafeer)app raken;
– Meedenken over het beheer en de ontwikkeling van die informatievoorziening en verbetering binnen de applicatie en de koppelingen naar de rest van het IV landschap. Intentie is om twee kandidaten (2 FTE) aan te nemen.
Achtergrond opdracht
In de huidige situatie is informatievoorziening niet meer weg te denken uit de processen in de organisatie. Het krijgen van de juiste informatie op de juiste plek is steeds meer kritisch en noodzakelijk en de daarvoor benodigde applicaties zijn dan ook cruciaal voor de continuïteit van veel processen. Dit geldt ook voor het voorzien van de juiste documenten aan de politieke en ambtelijke top via het huidige document managementsysteem Content Manager (CM) en de hieraan gekoppelde beveiligde (parafeer)app. Deze stukkenstroom met werkzaamheden zoals het lezen, annoteren en paraferen van documenten gebeurt nu steeds vaker buiten reguliere kantoortijden en dit resulteert in een beroep op de bereidwilligheid en flexibiliteit van de medewerkers bij problemen. Dit is niet wenselijk en dus is er behoefte aan uitbreiding van de ICT-ondersteuning op de stukkenstroom voor de politieke en ambtelijke top. Content Manager is een tool van Microfocus dat al sinds 2008 wordt ingezet bij het kerndepartement van I&W voor het document management en de daarbij horende workflows. De stukkenstroom richting de kamer en de minister zijn hierin een belangrijk onderdeel. Voor het goedkeuren op de mobiele telefoon is een aanvullende beveiligde app ontwikkeld door SSC-i, welke wordt beheerd en uitgerold door SSC ICT. De app en de CM omgeving zijn belangrijk voor de ambtelijke top en de medewerkers die de stukken voorbereiden. Met name in kritische periodes is het goed functioneren van deze technologie essentieel. Bij problemen en verstoringen moeten bestuurders tijdig, discreet en juist geholpen worden. Naast het functioneel beheren van Content Manager en de parafeer app kan je ook voor andere applicaties ingezet worden.
Functie eisen
- BISL, ITIL, Tmap
- Aantoonbaar HBO werk- en denkniveau 4 jaar
- Kennis van de techniek, informatiebeveiliging, privacy en informatieanalyse 4 jaar
- Ervaring met het begeleiden van de realisatie en implementatie van wijzigingen en het uitvoeren van acceptatietesten 4 jaar
- Ervaring met het aansturen van en samenwerken met verschillende stakeholders 4 jaar
Competenties
- Dienstbaarheid
- Proactief
- Politieke en bestuurlijke sensitiviteit
- Flexibiliteit
- Integriteit
- Samenwerken
- Organisatiebewustzijn & inlevingsvermogen
- Klantgerichtheid
- Communicatieve vaardigheden
Aanvullende kennis
- De benodigde kennis & ervaring is als volgt:
- Aantoonbaar HBO werk- en denkniveau;
- Werkervaring in een bestuurlijke en complexe organisatie;
- Kennis van de techniek, informatiebeveiliging, privacy en informatieanalyse;
- Aantoonbare ervaring met het vertalen van gebruikerswensen naar functionele specificaties en/of het opstellen van functioneel ontwerpen en user stories voor wijzigingen;
- Ervaring met het begeleiden van de realisatie en implementatie van wijzigingen en releases.
- Ervaring met testcoördinatie, opstellen van het tesplan, -scripts, -rapport en het (laten) uitvoeren van acceptatietesten;
- Ervaring met leveranciersmanagement en het aansturen van en samenwerken met verschillende stakeholders;
- Kennis van en ervaring met Content Manager, parafeer app en het werken met Topdesk is een pré;
- Bekend met beheerstandaarden als BiSL, ITIL en TMap.
Overige functiewensen
Het doel van de functie is ervoor zorgen dat het gebruikte documentmanagementsysteem en de bijbehorende app goed functioneert. De tweedelijns functioneel beheerder faciliteert de optimale aansluiting van de informatiesystemen bij de bedrijfsprocessen binnen de kaders die er zijn en stuurt vanuit die hoedanigheid de verschillende leveranciers aan (Microfocus, DXC, het Shared Service Center voor ICT (SSC- ICT) en SSC-i). Bewustzijn van het belang van het documentmanagementsysteem, de werkstromen en het anticiperen op benodigde veranderingen hierin vormen een belangrijk deel van de taken. Naast Content Manager en parafeer app beheert de afdeling nog zo'n 50 andere applicaties die ook deel kunnen uitmaken van deze opdracht.
