Opdrachtbeschrijving
Doel
Beoordelen van de huidige inrichting en beoogd (toekomstig) gebruik van eDOCS Records Management en meewerken aan het opleveren van een onderbouwd adviesrapport ter ondersteuning van besluitvorming.
Opdracht
De specialist analyseert de processen en de bestaande eDOCS-inrichting voor Records Management, identificeert risico’s en verbeterpunten en formuleert concrete aanbevelingen.
Scope
- Analyse en beoordeling RM-inrichting eDOCS
- Toetsing aan wet- en regelgeving en relevante RM-normen
- Signaleren van knelpunten en risico’s
- Advisering op hoofdlijnen
Buiten scope
- Implementatie en structureel beheer
- Deliverables
- Adviesrapport met bevindingen en aanbevelingen
- Managementsamenvatting
Achtergrond opdracht
eDOCS RM Admin wordt ingezet om gesloten dossiers van de organisatie op te nemen om archiefbeheer op uit te voeren. In de toekomst komt het beheer van registraties van fysiek archief en nieuwe dossiers van op eDOCS aangesloten (zaak)systemen hier bij.
Functie eisen
- 5 jaar aantoonbare ervaring met eDOCS (OpenText)
- 5 jaar aantoonbare ervaring met Records Management processen
- 3 jaar aantoonbare ervaring binnen (Rijks)overheid
- WO-diploma in een relevante richting, eventueel aangevuld met een PhD
- eDOCS RM Business Analyst
- Kennis van de Archiefwet
Functie wensen
- Specialistische kennis van (opentext) e-docs en RM module
- Aantoonbare ervaring met het leiden van projecten
- Kennis van NEN-ISO 15489
- Ervaring met het opstellen van onafhankelijke adviesrapporten
- Kennis van en ervaring met Informatievoorziening en Informatiebeheer
Competenties
- Heldere schriftelijke en mondelinge communicatie.
- Onafhankelijke, resultaatgerichte en organisatiesensitieve werkwijze.
