MS365 Beheerder

Opdrachtomschrijving

Binnen de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) werken we aan de migratie van OneDrive en SharePoint 2016 naar SharePoint Online. Functioneel Beheer (FB) speelt hierin een cruciale rol. De gezochte specialist heeft een coördinerende en adviserende rol richting FB, zonder verantwoordelijk te zijn voor het oplossen van operationele issues. De focus ligt op ondersteuning bij technische aspecten, adoptie en governance van MS365, in afstemming met FB, TCS en het projectteam.

Prioriteiten voor de eerste 2 maanden

• Coördineren en begeleiden van Functioneel Beheer bij migratiewerkzaamheden.
• Adviseren over rolverdeling tussen TCS en Functioneel Beheer.
• Ondersteunen van Functioneel Beheer bij het inrichten en beheren van MS365-rechtenstructuren.
• Opzetten van meldingenbeheer en integratie met TOPdesk, inclusief functionele overdracht aan FB.
• Begeleiden van Functioneel Beheer bij adoptie, inclusief training en structurering van hun beheerrol.
• Adviseren over SharePoint-sitestructuur en governance, inclusief eigenaarschap en toegangsbeheer.
• Feedback geven op communicatie richting eindgebruikers en adoptiestrategieën.
• Deelnemen aan projectdagstarts en rapporteren over voortgang en knelpunten.

Taken

• Adviseren over beheer en governance binnen FB en het opstellen van werkinstructies.
• Onderhouden en optimaliseren van meldingenbeheer MS365 in TOPdesk.
• Doorontwikkeling van adoptie (aanvullende trainingen) en verdere professionalisering van FB binnen MS365.
• Evalueren van de samenwerking tussen TCS en FB en voorstellen van verbeteringen ter optimalisatie van het beheer.
• Begeleiden van FB bij nieuwe releases en functionaliteiten binnen MS365.

Evaluaties

• Maand 1: Post-migratie evaluatie en controle op functioneel beheer door FB.
• Maand 2: Plan voor verdere adoptie en training Functioneel Beheer.
• Maand 3: Functioneel Beheer zelfstandig in control en procesoptimalisatie afgerond.

Achtergrond informatie

Binnen het Functioneel Beheer-team van GEB is momenteel sprake van flinke uitval: drie teamleden zijn ziek, wat een aanzienlijke druk legt op de continuïteit van werkzaamheden. Tegelijkertijd komen er veel veranderingen en nieuwe producten op het team af, met name binnen het MS365-domein.

De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) bevindt zich in een fase van digitale transformatie, waarin modernisering, schaalbaarheid en betere ondersteuning van de interne organisatie centraal staan. Binnen deze context krijgt MS365 een steeds prominentere rol in de werkprocessen. De inrichting en het beheer hiervan zijn volop in ontwikkeling. De organisatiecultuur is inhoudelijk gedreven, formeel waar nodig maar informeel in de samenwerking. Medewerkers hebben veel eigen verantwoordelijkheid en er is een sterke focus op de maatschappelijke opgave.

Functioneel Beheer bevindt zich in deze dynamiek op een kruispunt: de rol is nog onvoldoende belegd, de positionering moet duidelijker, en de samenwerking met leveranciers en interne stakeholders vraagt om volwassen gesprekspartnerschap. Er wordt verwacht dat je eigenaarschap toont, stevig in je schoenen staat en tegelijkertijd verbindend en motiverend te werk gaat. De lijnen zijn vaak kort, maar besluiten nemen en verandering doorvoeren vergt overtuigingskracht, geduld en het vermogen om verschillende belangen te overbruggen.

Functie eisen:

• Ruime ervaring met Microsoft 365 (SharePoint Online, Teams, OneDrive, Exchange).
• Ervaring met Functioneel Beheer binnen een complexe organisatie.
• Ervaring met migratie- en adoptietrajecten binnen Microsoft 365.
• Ervaring met het begeleiden van gebruikers en functioneel beheerders.
• Kennis van metadata, permissiemodellen en documentbeheer.

Competenties:

• Zelfstartend / Proactief
• Stevig op de inhoud, maar benaderbaar in de samenwerking
• Analytisch en oplossingsgericht
• Communicatief vaardig, zowel schriftelijjk als mondeling
• In staat om structuur aan te brengen in onduidelijke situaties