(Lead) Functioneel beheerder MS365

Opdrachtomschrijving

We zoeken een stevige en zeer ervaren MS365-specialist met diepgaande kennis van de Microsoft-omgeving (waaronder Teams, SharePoint en OneDrive). Deze persoon moet in staat zijn om Functioneel Beheer opnieuw te positioneren binnen de organisatie en dit ook stevig neer te zetten. Het gaat om iemand die het team kan begeleiden naar een volwassen rol in lijn met de marktstandaarden: adviserend, ondersteunend en richtinggevend in de adoptie van MS365. De ideale kandidaat is een echte ‘stormram’: iemand die voortvarend te werk gaat, stevig kan optreden waar nodig, maar ook kan schakelen op verschillende niveaus, draagvlak weet te creëren en het team mee kan nemen en motiveren. Strategisch inzicht én hands-on ervaring zijn cruciaal. De kandidaat moet weten hoe een Functioneel Beheer-team hoort te functioneren en gepositioneerd moet worden in een moderne, cloudgedreven IT-organisatie.

Taken/verantwoordelijkheden

• Begeleiden en tijdelijk aansturen van het Functioneel Beheer-team bij de implementatie en adoptie van MS365.
• Inhoudelijke ondersteuning bieden bij complexe gebruikersvragen en functionele inrichting van MS365-onderdelen.
• Adviseren over de (her)positionering van Functioneel Beheer binnen de organisatie.
• Vaststellen van een passende scope en rol voor het FB-team in samenwerking met andere betrokkenen (zoals leveranciers, technisch beheer, security, etc.).
• Opstellen en uitdragen van kaders, werkwijzen en verantwoordelijkheden voor Functioneel Beheer.
• Zorgen voor kennisoverdracht binnen het team en bevorderen van de verdere professionalisering.
• Actief bijdragen aan verandermanagement en het creëren van draagvlak bij gebruikers.

Achtergrond informatie

Binnen het Functioneel Beheer-team van GEB is momenteel sprake van flinke uitval: drie teamleden zijn ziek, wat een aanzienlijke druk legt op de continuïteit van werkzaamheden. Tegelijkertijd komen er veel veranderingen en nieuwe producten op het team af, met name binnen het MS365-domein. Om hierin goed te kunnen acteren, zoeken we met spoed een ervaren en inhoudelijk sterke specialist die niet alleen over diepgaande kennis van MS365 beschikt, maar ook een duidelijke visie heeft op de positionering van Functioneel Beheer binnen een moderne organisatie. Deze persoon moet als stevige gesprekspartner kunnen optreden richting leveranciers, de toegevoegde waarde van Functioneel Beheer kunnen duiden in relatie tot MS365, en het team kunnen begeleiden naar een volwassen en toekomstbestendige werkwijze.

De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) bevindt zich in een fase van digitale transformatie, waarin modernisering, schaalbaarheid en betere ondersteuning van de interne organisatie centraal staan. Binnen deze context krijgt MS365 een steeds prominentere rol in de werkprocessen. De inrichting en het beheer hiervan zijn volop in ontwikkeling. De organisatiecultuur is inhoudelijk gedreven, formeel waar nodig maar informeel in de samenwerking. Medewerkers hebben veel eigen verantwoordelijkheid en er is een sterke focus op de maatschappelijke opgave.

Functioneel Beheer bevindt zich in deze dynamiek op een kruispunt: de rol is nog onvoldoende belegd, de positionering moet duidelijker, en de samenwerking met leveranciers en interne stakeholders vraagt om volwassen gesprekspartnerschap. Er wordt verwacht dat je eigenaarschap toont, stevig in je schoenen staat en tegelijkertijd verbindend en motiverend te werk gaat. De lijnen zijn vaak kort, maar besluiten nemen en verandering doorvoeren vergt overtuigingskracht, geduld en het vermogen om verschillende belangen te overbruggen.

Functie eisen:

• Microsoft 365 (MS365): Diepgaande kennis van het MS365-platform, waaronder SharePoint Online, Teams, OneDrive, Power Platform en Exchange Online. Bekend met de functionele inrichting, governance, adoptie en het beheer van deze producten in een enterprise-omgeving.
• Functioneel Beheer: Ervaring met het opzetten, positioneren en professionaliseren van Functioneel Beheer-teams. Kennis van BiSL of vergelijkbare modellen is een pré. Begrip van de balans tussen ondersteuning van eindgebruikers, procesoptimalisatie en samenwerking met IT-partners
• Verander- en transitiemanagement: Inzicht in verandermanagement binnen complexe organisaties. In staat om teams mee te nemen in nieuwe werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheden. Affiniteit met adoptie van digitale werkplekken en gebruikersgedrag
• Stakeholdermanagement en organisatiebewustzijn: Ervaring met het schakelen op verschillende niveaus binnen een organisatie, van operationeel tot strategisch. Vaardigheid in het voeren van stevige gesprekken met leveranciers, management en andere afdelingen, zoals informatiebeveiliging en architectuur.

Competenties:

• Leiderschap zonder formele macht: Je neemt initiatief, stuurt op samenwerking en beweging, en brengt structuur aan zonder direct leidinggevende te zijn. Je creëert draagvlak en eigenaarschap in het team.
• Visie en analytisch vermogen: Je hebt overzicht, ziet de grote lijnen én de details. Je kunt een strategie of positionering ontwikkelen voor Functioneel Beheer en dit onderbouwen met heldere analyses en argumenten.
• Organisatiesensitiviteit: Je voelt goed aan hoe de formele en informele lijnen lopen en kunt je aanpak daarop afstemmen. Je begrijpt de dynamiek van een publieke organisatie en handelt hierop doordacht.
• Samenwerken en coachen: Je zoekt actief de verbinding, deelt je kennis en stimuleert anderen in hun ontwikkeling. Je weet een team in beweging te brengen en denkt in gezamenlijke oplossingen.
• Aanpassingsvermogen / flexibiliteit: Je beweegt mee met veranderingen en schakelt moeiteloos tussen strategisch denken en operationele uitvoering. Je blijft effectief, ook onder druk of bij onduidelijkheid