Opdrachtbeschrijving
De recordmanager draagt zorg voor het invoeren, versterken, uitvoeren en monitoren van de volgende processen:
- het bepalen welke documenten, dossiers en gegevens als records moeten worden aangemerkt en in een veilige bewaaromgeving moeten worden opgenomen;
- het bepalen hoe lang deze records moeten worden bewaard;
- het op een juiste wijze waarderen, classificeren, meta-dateren, registreren, opslaan en bewaren en ter beschikking stellen van deze records;
- het bewaren en beheren van de records in veilige digitale omgevingen;
- het op een juiste wijze uitvoeren van conversiesen migraties van records;
- het tijdig en op juiste wijze vernietigen van de records waarvan de bewaring niet langer nodig of vereist is en overbrenging naar NA;
- de recordmanager draait daarnaast mee in het implementatieproces van het DMS systeem.
Achtergrond opdracht
De I&W-brede applicatie Content Manager (CM) wordt als standaard DMS/ RMA steeds verder uitgerold in de ILT-organisatie. Om compliant te worden met wet- en regelgeving is het noodzakelijk dat recordsmanagement op een professionele manier wordt neergezet en wordt verankerd in een beheerorganisatie.
De overheid is bij wet verplicht haar informatiebeheer ordentelijk en in duurzame staat in te richten. Dit wordt gedreven vanuit de archiefwetgeving, de Wet Open Overheid (WOO) en andere informatiewetgeving (b.v. de AVG). Vanaf 2022 werkt de ILT programmatisch aan de versterking van de Informatiehuishouding en openbaarmaking. Een bewezen methode om de Informatiehuishouding op orde te krijgen. is het werken met een Document Management Systeem (DMS) aangevuld met Record Management functionaliteit/ Record Management Applicatie (RMA). Dit gebeurt in combinatie met een Structuurplan Documentaire Informatievoorziening (SDI, dit betreft een informatiebeheerbeschrijving inclusief een ordeningsplan)
Functie eisen:
- Informatiesystemen Foundation
- SOD I, SOD II, MBO Informatie dienstverlening, HBO Documentaire Informatievoorziening, HMDI
- HBO werk- en denkniveau
- Minimaal 3 jaar ervaring met inrichting van processen gericht op (digitale dienstverlening aan klanten)
- Minimaal 3 jaar ervaring bij een grote overheidsorganisatie in de rol van Recordmanager
- Minimaal 3 jaar ervaring met inrichteninformatiesturctuur en informatiehuishouding
- Kennis van relevante wet- en regelgeving en op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen (b.v. MDTO), archiefwet en regelingen is gewenst
- Kennis van en ervaring met het werken met digitale informatiesystemen is gewenst
- Ervaring met het werken binnen projecten is gewenst
