Opdrachtbeschrijving
De DIV-Adviseur zal primair full time (36 uur per week) ter versterking van het huidige DIV adviseursteam worden ingezet. Hierbij wordt de DIV adviseur ingezet voor een verscheidenheid aan DIV advies werkzaamheden. Mogelijk dat je ook voor DIV advies vraagstukken ten aanzien van de implementatie van het nieuwe DMS wordt ingezet. Je adviseert de coördinator DIV gevraagd en ongevraagd over de documentaire en digitale informatiehuishouding. Zo draag je bij aan het borgen van een goed, geordend en toegankelijk (digitaal)archief. Je draagt bij aan de uitvoering en inrichting van de informatiehuishoudingstaak bij AZ. Je adviseert over de inrichting en het beheer van het huidige, maar ook over het nieuwe DMS en levert een actieve en innovatieve bijdrage aan de doorontwikkeling daarvan. Je inventariseert en optimaliseert werkprocessen, ondersteunt het proces-georiënteerd werken en waar mogelijke mede implementeren en doorontwikkelen van zaakgericht werken. Je volgt de ontwikkelingen binnen en buiten onze organisatie op het gebied van de documentaire informatievoorziening en vertaalt die naar aanpassingen van onze ordenings- en ontsluitingsmethoden en –technieken. Je bent goed thuis in wet- en regelgeving omtrent (D)IV zaken. Je helpt interne en externe belanghebbenden met inzage in archiefbescheiden. Daarnaast ben je samen met directe collega's verantwoordelijk voor het ontwikkelen en geven van cursussen en trainingen aan de DMS-gebruikers van AZ. Als adviseur ben je in staat om heldere memo's en voorstellen te schrijven op basis van academisch Nederlands.Op deze functie is een AIVD-A onderzoek van toepassing. Zodra de Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) is afgegeven mag er gestart wonden. Reeds eerder een AIVD of een MIVD onderzoek ondergaan? Vermeld dit dan in de aanbiedingsbrief (CV en motivatie). Mag niet ouder dan 5 jaar zijn en afgegeven voor vergelijkbare vertrouwensfuncties.
Achtergrond opdracht
Het ministerie van Algemene Zaken is voortdurend in beweging; dit geldt evenzo voor de ICT, maar niet alleen daar. Ook de omgang met informatie en de inrichting van de informatiehuishouding is onderhevig aan ICT-technische, archiefwettelijke en soms ook politieke en maatschappelijke veranderingen en eisen.Werkzaamheden kunnen maar ten dele van huis uit worden uitgevoerd. Inzet op locatie in Den Haag is noodzakelijk.
Functie eisen:
- HBO-werk- en denkniveau, IDM, HMDI, Archiefschool of een daaraan gelijkwaardige combinatie van opleiding op het gebied van de informatiehuishouding (bv SODI + SODII) met relevante werkervaring
- Kennis van en inzicht in de informatiehuishouding
- Goede adviesvaardigheden en servicegerichte houding
- Ondergaan van een AIVD-A screening is verplicht. Reeds al een AIVD of MIVD screening gehad? Geef dat dan vroegtijdig aan
- Aantoonbare werkervaring in het vakgebied en ervaring met zowel het fysieke als digitale werken.
- Ervaring / betrokkenheid met invoeringstrajecten van document management systemen en steun en vraagbaken voor collega's in dit soort trajecten
- Aantoonbare adviesvaardigheden binnen en met D(IV) omgevingen
Competenties:
Analytisch ingesteld, initiatiefrijk, goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden, accuraat plannen en organiseren, snel schakelen tussen taken en situaties, samenwerken, voortgang in eigen werk te behouden, projectmatig opgepakte taken resultaatgericht tot een succes te maken, zelfstandig creatieve oplossingsrichtingen formuleren en onderbouwen, resultaatgericht
Overige functiewensen:
- Ervaring binnen de rijksoverheid
- Gebruikservaring met eDocs, of een vergelijkbare ECM/DMS tool
- Werkervaring met document management systemen
- Kennis van de inhoud, opbouw en werking van systemen
- Praktijkervaring met archivering, zowel op papier als digitaal
- Ervaring met invoering van DMS'sen binnen hoger beveiligde omgevingen
