Implementatie consultant – GIS

Omschrijving:

Het BMR programma bestaat uit twee afzonderlijke projecten die integraal vanuit het programma bestuurd worden: de vernieuwing van het GIS systeem van Stedin en de implementatie van een nieuwe Mobile applicatie bij de buitendienst.

Het huidige GIS systeem van Stedin (BM-GIS) is verouderd. Daarom willen we dit gaan vervangen door een toekomstbestendigere versie waarmee we de energietransitie beter kunnen faciliteren; Electric Office (EO). Het GIS systeem is een bronsysteem van Stedin en bevat een digitale weergave van ons volledige netwerk in ons verzorgingsgebied, met een volledige beschrijving van o.a. onze assets, functies in ons net en de topologie. Electric Office is vernieuwend, omdat het naast inzicht in ons actuele netwerk ook inzicht zal geven in geplande wijzigingen (gepland werk) in ons net. Dit zal ons helpen om de uitdagingen waar we voor staan beter aan te pakken. Door rekening te houden met gepland werk kan netplanning en netrekenen beter uitgevoerd worden, gaat de uitvoerbaarheid van projecten omhoog doordat afhankelijkheden tussen interne projecten eerder gesignaleerd kunnen worden en kunnen we eerder potentiële netcongestie signaleren en hierop acteren. Naast de vernieuwing van ons GIS systeem zal er een Mobile applicatie worden geïmplementeerd bij de buitendienst medewerkers; zowel bij eigen monteurs van Stedin als de monteurs van externe aannemers die werkzaamheden voor ons verrichten. Met deze applicatie zijn we straks in staat om in de sleuf op zeer efficiënte wijze assetdata te collecteren en terug te sturen naar het GIS voor een snellere verwerking dan voorheen. Hierdoor gaan we beschikken over actuelere assetdata en voldoen we ook beter aan de WIBON (Wet informatie-uitwisseling bovengrondse en ondergrondse netten en netwerken).

Electric Office en Mobile zullen met elkaar worden geïntegreerd om de hele ontwerp- en revisieketen beter te verbinden en ondersteunen dan voorheen. EO en Mobile worden onderdeel van ons Bedrijfsmiddelen Register (BMR).

De implementatie van beide systemen (Electric Office en Mobile) is een groot en complex traject. Niet alleen de technische realisatie is complex, maar ook de business verandering:

• Vijf bedrijfsonderdelen (met elk een eigen cultuur) maken gebruik van GIS.
• De processen zullen maximaal gestandaardiseerd worden naar de standaard applicaties (EO en Mobile).
• Huidige verschillende werkwijzen en representatie van informatie zullen geüniformeerd worden over afdelingen en regio’s heen. Van medewerkers gaan we vragen om nog meer in ketenverband te gaan denken.
• Voor honderden interne Stedin medewerkers betekent de vervanging van GIS door EO dat hun werk verandert; voor sommige functies komt er werk bij en andere functies wordt het werk vereenvoudigd. Op ketenniveau zullen de prestaties verbeterd worden.
• Een groot deel van de monteurs zal getraind moeten worden in het werken met de nieuwe applicatie.
• Deze veranderingen (vervanging van BM-GIS voor EO en implementatie van Mobile) staan hoog in de prioritering van change initiatieven van Stedin, omdat ze zullen bijdragen aan de strategische doelstellingen van het bedrijf. Het programma heeft de aandacht van de Stedin directie; zij wil regelmatig geïnformeerd worden.

Een dergelijke grote verandering zal altijd gepaard gaan met uitdagingen en weerstand. Het zal jouw taak zijn om de geraakte medewerkers en hun management door deze verandering te begeleiden.

Waarom is dit noodzakelijk:

We zijn het huidige GIS systeem aan het moderniseren door de implementatie van Electric Office. We hebben daarvoor in 2020 al de selectiefase van een software product doorlopen. In 2021 zijn we gestart met de technische realisatie, hetgeen nog doorloopt gezien de complexiteit van de integratie van de aangekochte software pakketten binnen het IT landschap van Stedin. De livegang van EO en Mobile zal zoals het er nu naar uitziet in de eerste helft van 2025 plaatsvinden, met voorafgaand een opleidingstraject van een kwartaal en achteraf een nazorgperiode.

We gaan nu de laatste periode van het programma in, waarbij zowel de technische realisatie afgerond moet worden als de implementatievoorbereiding opgeschaald moet worden. We hebben nog veel werk te verzetten en willen ook meer focus aanbrengen door aan iedere afdeling een Change Professional te verbinden die de afdeling specifieke proces- , IT- en opleidingsvraagstukken- en activiteiten gaat behandelen en de opvolging gaat managen. Je wordt daarbij geholpen door afdeling vertegenwoordigers die naar voren geschoven zijn om mee te helpen.

Als lid van het Implementatieteam EO zul je samenwerken met een Implementatie Lead, vier Implementatie Consultants die ieder een eigen focusgebied hebben en een Adviseur/Product Owner. Waar nodig zul je ook samenwerken met het Technische team EO en Mobile team. De drie teams (Technisch team EO, Implementatieteam en Mobile team) zijn onderdeel van het BMR programma. Daarnaast zal je uiteraard intensief samenwerken met de business afdelingen.

Wat is de verwachte looptijd van de opdracht:

We zoeken een Implementatie Consultant EO die in elk geval voor 4 dagen in de week beschikbaar is (0,8 FTE) en op korte termijn kan starten omdat we in de komende maanden samen met business partijen en IT veel zaken moeten uitwerken.

De opdracht zal doorlopen tot en met oktober 2024, met de optie voor een verlenging met een of twee kwartalen rekening houdend met de activiteiten die in de implementatiefase gevoerd zullen worden.

Overige verwachtingen van een change manager/implementatie consultant:

• Kennis en ervaring met verandertrajecten met een sterke IT-, proces component en HR- component.
• Algemene kennis van operationele processen van een netbeheerder van gas en elektra is vereist.
• Affiniteit met de mens kant, maar kan ook de vertaling kunnen maken van systeem verandering naar mensverandering.
• Kennis van het ontwikkelen van nieuwe processen en dit weten te borgen en continu te verbeteren.
• Zelfstandig en gedreven om duidelijkheid te scheppen en resultaat te boeken.
• In staat om eigen en andermans werk goed te organiseren en te structureren.
• Je bent in staat om in de dynamiek de betrokkenen een comfortabel gevoel te geven, te enthousiasmeren en vanuit ervaring te gidsen in de verandering.
• In staat om op diverse niveaus te acteren en te communiceren (van senior management tot engineers).
• In staat om effectief te presenteren voor specialistische groepen van 30 tot 50 personen.
• Je bent een verbinder met afdelingen/collega’s, maar ook tussen de afdelingen zodat er draagvlak ontstaat.
• In staat om op maandagen en woensdagen op Stedin locatie te werken.

Je bent verantwoordelijk voor:

• het opzetten en uitvoeren van het Business Implementatieplan;
• het monitoren of de IT oplossing voldoet aan de business verwachtingen en waar nodig actie ondernemen;
• het organiseren van Key-User sessies en bevindingen analyseren en uitzetten in de organisatie;
• het voorbereiden van de geraakte functiegroepen op de verandering;
• het opzetten en organiseren van de opleidingen voor de geraakte functiegroepen;
• het voorbereiden en reviewen van het opleidingsmateriaal;
• het opzetten en uitvoeren van het communicatieplan (nieuwsbrieven/demo’s/ zeepkisten etc.);
• het actief betrekken en informeren van Stakeholders over voortgang, vraagstukken en acties;
• het uitzetten en analyseren van enquêtes op veranderbereidheid en tevredenheid en hier acties op inzetten;
• het ondersteunen van Business (teamleiders en medewerkers) in de migratieperiode (de laatste weken vóór en vlak na de livegang) door tijdelijke werkwijzen in te voeren, de operatie te coördineren en ad hoc issues op te lossen;
• het helpen opzetten van Nulmeting en Benefits analyse samen met de Implementatie Lead en Business Control;
• het begeleiden van de business in de nazorgperiode, zowel ad hoc als volgens planning volgens het Business Implementatieplan