Opdrachtbeschrijving
De gemeente is druk bezig om haar informatiehuishouding en bijbehorende samenwerkingsomgeving te verbeteren. Hiertoe heeft zij onder andere het programma “Informatie op Orde” gestart. Onderdeel van dit programma is de verandering van de samenwerkingsomgeving, op basis van Microsoft 365. Deze verandering bestaat uit twee fasen: fase 1 betreft de migratie van het documentmanagementsysteem, welke momenteel succesvol is afgerond. Fase 2 betreft de migratie van de netwerkschijven. Voor fase 2 is de gemeente op zoek naar een regisseur informatieopslag die ervaring heeft met informatiebeheer, informatiebeheerkaders, Microsoft 365 en grote IT-migratie projecten. Het is de verantwoordelijkheid van de regisseur om fase 2 succesvol af te ronden. Uitgangspunt bij deze transitie is het voldoen aan de nieuwe Woo- en Archiefwetgeving: de regisseur draagt er zorg voor dat informatie op de juist plaats wordt verwerkt en opgeslagen, achterstanden worden verwerkt of gepland, en eventuele vraagstukken worden belegd en opgepakt.
De regisseur levert als resultaat op:
- Alle informatie wordt gescheiden naar actieve- en statische gegevens. Actieve gegevens worden verplaatst naar de nieuwe samenwerkingsomgeving. Statische gegevens worden opgeruimd en opgeschoond.
- Statische informatie welke niet direct opgeruimd en opgeschoond kan worden, worden verplaats naar een aparte bewaaromgeving. Hiervoor wordt een “opruimplan” opgesteld met als uiterlijke opleverdatum december 2025.
- De migratie is afgerond op december 2024.
- Er kan door de gemeente worden gestuurd op het juist gebruik van de samenwerkingsomgeving, zoals door het aanpassen van de bestaande IBP rapportages en het opnemen van het (al dan niet juiste) gebruik hierin.
- Informatie is opgeslagen conform de betrokken selectielijsten.
Om de verandering vorm te geven wordt door de regisseur alle organisatieonderdelen van de gemeente betrokken, onder regie van het programma “Informatie op Orde”. Per organisatieonderdeel wordt een migratieteam aangewezen, met deelneming van de Informatie Proces Managers, en een migratieplan opgesteld met daarin duidelijke activiteiten, mijlpalen en deliverables. De regisseur bewaakt de voortgang van de uitvoering van de migratieplannen. Hij/zij neemt de organisatieonderdelen van de gemeente Utrecht actief mee in de vervanging.
Achtergrond informatie
Gemeente Utrecht wil een open en betrouwbare gemeente zijn en onze informatie actief en veilig delen met de stad. Want iedereen heeft recht op duidelijke overheidsinformatie, dat is geregeld in de Wet open overheid. De Woo is een belangrijke stap in de ontwikkeling naar een open overheid. Open overheidsorganisaties vormen de basis voor een goed werkende democratie. Onze gemeentelijke informatie moet daarom duidelijk zijn en makkelijk te vinden. Zo helpen we een informatievrager goed en ervaart die de gemeente als betrouwbaar. Via het programma Informatie op Orde willen we deze doelen bereiken. Bij deze ambitie hoort een geïntegreerde nieuwe samenwerkingsomgeving, die is opgebouwd met Microsoft 365. Via de samenwerkingsomgeving kunnen medewerkers en externen tegelijkertijd aan bestanden werken, documenten delen, chat en video conferenties opstarten en notities uitwisselen.
Functie eisen en wensen:
- Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Je hebt het talent om te enthousiasmeren en om de boodschap duidelijk en helder over te brengen. Je weet goed te luisteren en weet goed kennis over te brengen. Daarnaast beschik je over aantoonbaar werk- en denkniveau op WO-niveau en minstens 7 jaar ervaring in soortgelijke functies.
- Je bent doortastend in projectmanagement en sensitief voor de gevoelige plekken in de organisatie.
- Je hebt zeer goede kennis en ervaring met enterprise contentmanagement, informatiebeheer en de Archiefwet. Je bent in staat om gesprekken te voeren met de organisatie over in welke systemen verschillende typen informatie thuishoren.
- Je bent een kei in organiseren en zorgt voor commitment bij medewerkers en het hogere management.
- Je zorgt voor de juiste samenwerking met andere trajecten om een eenduidig traject neer te zetten wat betreft aanpak en communicatie voor de hele gemeente Utrecht.
- In je aanpak toon je eigen initiatief, werk je zelfstandig, ben je vasthoudend en tactisch. Je werkt nauw samen met verschillende teams. In de nieuwe manier van werken zijn zelforganiserende teams belangrijk, dus zelf initiatief kunnen nemen is een must om onze doelstellingen te halen en je thuis te voelen binnen een team.
- Je bent analytisch vaardig en oplossingsgericht.
- Je begrijpt de noodzaak van kwalitatief goede documentatie en hebt oog voor detail.
Aanbiedingsvereisten:
- Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht, ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4)
- Het CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver
- Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit
- Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.
- Het CV is in het Nederlands opgesteld en in Word-formaat
- Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie: Naam, Functie, E-mailadres en telefoonnummer
