Kan jij goed overweg met informatiesystemen en haal je voldoening uit het digitaliseren van documenten? Wij zoeken jou!
Inleidende vacaturetekst:
De afdeling Informatiebeheer (IB) van de Dienst Bedrijfsvoering (DBV) is het centrale toegangspunt van alle binnenkomende documentstromen van de Gemeente Den Haag. Op de afdeling dragen wij zorg voor het registreren en indexeren van binnengekomen documenten van burgers en bedrijven en zorgen wij ervoor dat deze zo snel en goed mogelijk terecht komen bij onze behandelde collega’s van de kerndiensten. Daarnaast heeft de afdeling een taak m.b.t. informatievoorziening over de digitale en analoge opgeslagen documenten en dossiers die bij de afdeling in beheer zijn. Deze taak verricht de afdeling voor de gehele gemeentelijke organisatie, waardoor de diversiteit aan documentstromen groot is.
Voor ons digitale team zijn wij op zoek naar een gedreven collega die zijn handen uit zijn mouwen steekt en affiniteit heeft met digitale werkzaamheden binnen het vakgebied Informatiebeheer. Je werkt in teamverband aan de behandeling van zowel analoge als digitale aanvragen, hebt kennis van gemeentelijke applicaties en je voelt naadloos aan waar prioriteiten maar ook gevoeligheden liggen. Daarnaast ben je proactief en kan je zowel zelfstandig, als in teamverband werken.
Wat ga je doen?
Je rapporteert rechtstreeks aan de senior van je team. De afdeling Informatiebeheer bestaat uit plm. 65 medewerkers.
De hoofdtaken zijn:
- Je fungeert als vliegende keep voor de afdeling Informatiebeheer en flexibel inzetbaar voor alle teams binnen Informatiebeheer operationeel.
- Je vervult een spilfunctie in zowel het begin van de post- en archiefcyclus als aan het eind van deze cyclus.
- Voert zelfstandig ondersteunende werkzaamheden m.b.t. het scannen en registreren van post, informatie/gegevens, het goed beschikbaar en toegankelijk maken ervan en het verstrekken van informatie over het goed registreren hiervan.
- Het beheren, controleren, beoordelen en bewerken van digitale dossiers.
- Het adviseren van collega’s over het vormen van digitale dossiers.
- Het overtuigen en enthousiasmeren van de organisatie voor het op orde brengen van de informatiehuishouding.
- Signaleert afwijkingen en meldt dit bij de senior medewerker en doet verbetervoorstellen.
- Het uitvoeren van procedures, richtlijnen en regelgeving, waarbij het goed differentiëren van processen van belang is en het in een bredere context kunnen plaatsen.
- Het procesgericht denken en anticiperen binnen het werkveld (informatiebeheer).
De werkzaamheden bevinden zich op het Spui, hierdoor is thuiswerken niet mogelijk.
Wat vragen wij?
Je hebt een MBO/HBO werk- en denkniveau en minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring op het gebied van anlaoog en digitaal archiefbeheer en documenten- en gegevensverwerking . Als ambassadeur voor Informatiebeheer ben je een echte teamspeler, communicatief en verbindend. Je weet dan ook alles van het archiveren van documenten, of het nou digitaal of analoog is, je kent de wet- en regelgeving en de VNG selectielijsten op je duimpje. Dat je nauwkeurig en gedisciplineerd moet werken is voor jou geen verrassing.
Overige informatie
Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
Competenties
Klantgericht, accuraat, doorzettingsvermogen, plannen, organisatiesensitiviteit en flexibiliteit, samenwerken, secuur.
