In een tijdperk waar digitalisering en efficiëntie centraal staan, heeft Wigo4it – een organisatie in het publieke domein die ervoor zorgt dat ruim honderdduizend mensen elke maand op tijd hun uitkering ontvangen – een grote stap gezet door over te gaan naar werken in de cloud. Een baanbrekende ontwikkeling, want hiermee is Wigo4it de eerste overheidsinstelling die volledig in de cloud werkt! Wigo4it heeft daarmee niet alleen de operationele processen getransformeerd, maar ook hun klant- en medewerkerstevredenheid aanzienlijk verbeterd.
In dit artikel vertellen Dian van Heijnigen (Product Owner Cloud Engineering & Enablement bij Wigo4it) en Phillip van Ee (Cloud Engineer bij LINKIT), over deze cloudreis, de uitdagingen die beide partijen tegenkwamen, de voordelen die zijn behaald en wat LINKIT heeft betekend voor Wigo4it gedurende dit proces.
De oorsprong van Wigo4it
Wigo4it werd vijftien jaar geleden opgericht door de gemeente Den Haag met een duidelijke missie: het ontwikkelen van een efficiënte tool voor het berekenen en uitbetalen van uitkeringen, met name voor bijzondere bijstand. Deze tool genaamd Socrates, werd al snel een cruciaal instrument voor andere grote gemeenten in Nederland als het gaat om uitkeringen. Daarmee staat deze applicatie met ruim 7500 gebruikers in de top drie van meestgebruikte overheidsapplicaties in Nederland.
Tijd voor verandering
“Zo’n vijf jaar geleden werd het echt tijd voor verandering binnen Wigo4it”, legt Dian uit. “De organisatie opereerde al langer als een traditionele overheidsinstantie, gekenmerkt door complexe bureaucratische structuren en trage besluitvormingsprocessen. Er werd veel maatwerk geleverd en ad hoc gewerkt. Dit leidde tot inefficiëntie en hoge kosten.”
Daarbij benadrukte een alarmerend rapport van Deloitte dat de markt dezelfde diensten tegen lagere kosten kon leveren, waardoor het bestaansrecht van Wigo4it ter discussie stond. Dit betekende dat ze hun strategie drastisch moesten veranderen. Een onafhankelijk onderzoek volgde en bevestigde dat de code en applicaties van Wigo4it toekomstbestendig waren, maar dat de organisatie zelf efficiënter en flexibeler moest worden om kosten te besparen.
De logische oplossing hiervoor was een transitie naar de publieke cloud. Maar, daar heb je natuurlijk wel de juiste mensen voor nodig. Er ontstond dan ook een uitdaging toen een van de medewerkers die aan dit project werkte uitviel. Hiervoor bood LINKIT de oplossing.
Meerwaarde leveren met de juiste kennis
Wigo4it zocht, vanwege de omvang van het project en de uiteenlopende uitdagingen die het met zich meebracht, een partner met brede kennis. Bij LINKIT is kennisdeling een van de speerpunten: hoewel alle experts aan diverse projecten werken bij verschillende klanten, delen ze kun opgedane kennis op diverse terugkomdagen. Ook staat continue certificering hoog in het vaandel. Dit in combinatie met het vermogen om snel op- en af te schakelen leidde ertoe dat LINKIT al snel de juiste persoon leverde om dit project verder te begeleiden: Cloud Engineer Pillip van Ee was op dat moment al zo’n dertig jaar werkzaam in de IT, vijf jaar geleden omgeschoold richting het werken in de cloud en erg ‘security-minded’. Hierdoor kon Phillip makkelijk instappen in de al rijdende trein en direct meerwaarde leveren aan het Development & Engineering team.
“Op het moment dat ik instapte zat het team middenin de transitie waarin er onder andere overgeschakeld werd van ARM templates naar Terraform en was er een migratie gaande naar Microsoft Azure. Dan is het belangrijk dat je heel snel nieuwe kennis hebt, maar het is ook prettig als het team de oude systemen ook nog steeds begrijpt. Dat is iets waar ik Wigo4it goed in kon ondersteunen: ik had kennis van beide kanten die ik over kon dragen aan het team. Die kennis, dat is waar de kracht van LINKIT zit”, vertelt Phillip.
Werken in de publieke cloud, reden tot zorgen over de veiligheid?
Een andere grote uitdaging waar Wigo4it tegenaanliep bij de cloudtransitie lag op het gebied van security. En dat is niet vreemd: een van de meest kritieke aspecten van een overgang naar de publieke cloud is het waarborgen van de veiligheid van gevoelige gegevens. Binnen overheidsinstanties bestaan daar vaak zorgen over, vooral gezien de strenge regelgeving en de noodzaak om burgers te beschermen.
Toch zorgt werken in de cloud niet automatisch voor meer onveiligheid. “Het is niet gevaarlijker dan on-premise werken”, vertelt Dian. “Een fout is even snel gemaakt in een on-premise datacenter. Eén verkeerde instelling kan ervoor zorgen dat een systeem blootgesteld wordt aan het internet. Daarom is het essentieel dat iedereen die code schrijft, vanaf het begin rekening houdt met beveiliging. Hoe eerder een fout gezien wordt, hoe makkelijker – en dus goedkoper – hij is om op te lossen. Het vroegtijdig integreren van beveiliging is niet alleen veiliger, maar ook veel kostenefficiënter.”
“Security gaat bovendien niet enkel over het voorkomen van datalekken, het gaat ook over stabiel draaiende systemen.”, vult Phillip aan. “Door het integreren van ‘Infrastructure as a code’ bouw je infra-onderdelen in scripts en code, waardoor je die heel snel weer opnieuw kan toepassen. Dat is een voordeel, omdat je dan niet bij iedere verandering of toevoeging aan het systeem de hele code opnieuw moet gaan schrijven, wat natuurlijk veel foutgevoeliger zou zijn.”
Positieve resultaten
Inmiddels werkt Wigo4it volledig in de cloud en de resultaten van deze transitie liegen er niet om. De cijfers laten significante verschillen zien, zoals een begroting die van 36 miljoen euro naar 19 miljoen euro is gegaan. Omdat Wigo4it veel efficienter kon gaan werken, was er een flinke reorganisatie mogelijk, resulterend in een forse besparing op personeelskosten: Het aantal medewerkers bij Wigo4it is van 270 naar 126 gegaan. Ook werd de tijd om nieuwe omgevingen op te zetten teruggebracht van drie maanden naar slechts twee uur, waardoor de organisatie veel sneller kan schakelen en beter kan testen.
Grotere klant- en medewerkerstevredenheid
Wigo4it merkt daarnaast dat de gemeenten met wie zij samenwerken, veel meer betrokken zijn bij de processen. Waar vroeger geen ‘nee’ geaccepteerd werd, omdat onze klanten volledig maatwerk gewend waren, wordt er nu veel meer meegedacht over hoe een verandering zo efficiënt mogelijk kan worden doorgevoerd. “Dat heeft volgens mij alles met vertrouwen te maken”, legt Dian uit. “Juist omdat we meerdere partijen hebben betrokken bij deze transitie en de cijfers zo positief zijn, hebben onze klanten veel meer vertrouwen in ons als organisatie gekregen.”
Ook door de medewerkers van Wigo4it is de nieuwe manier van werken goed ontvangen. “Teamleden zijn nu van begin tot eind verantwoordelijk voor een project”, vertelt Dian. “Dit maakt dat teams – binnen de kaders van de overheid – heel goed en snel zelfstandig beslissingen kunnen nemen. Zo zijn we inmiddels veranderd van een logge, trage en misschien zelfs wat angstige organisatie naar een vlotte organisatie, die risico’s durft te nemen en snel kan schakelen. Hierdoor werken we tegenwoordig een stuk efficiënter. Wat daarnaast opviel was een veel grotere respons op het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Dit percentage is van 50% naar 80% gegaan met overweldigend positieve reacties!”
Hoe nu verder? Kijken naar een groene toekomst
Als het gaat om de toekomstvisie van Wigo4it, speelt duurzaamheid een belangrijke rol in de strategie. Initiatieven zoals GreenOps zorgen ervoor dat de organisatie continu streeft naar milieuvriendelijke oplossingen. Dankzij de cloudtransitie kunnen er grote stappen gezet gaan worden op het gebied van duurzaamheid. Voorbeelden hiervan zijn het verminderen van het aantal geprinte brieven en – vooral – het efficiënter maken en bouwen van applicaties, wat niet alleen heel veel kosten bespaart, maar ook de ecologische voetafdruk verkleint: er konden hierdoor bijvoorbeeld twee datacenters worden opgeschoond, die ontzettend veel stroom gebruikten.
Een prettige samenwerking
Dian is erg enthousiast over de samenwerking met LINKIT. “LINKIT was een fijne partner in deze transitie. Deze samenwerking voelt inmiddels heel vertrouwd, omdat we al vaker hebben samengewerkt. De lijntjes zijn kort, de mensen bij LINKIT zijn goed op de hoogte van wat er speelt. Het mooie is dat we elkaar inmiddels kennen over alle linies en dus heel efficiënt samen kunnen werken.”
Expertise bij LINKIT
LINKIT is specialist op het gebied van cloud computing. Ben jij benieuwd op welke manier wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Neem contact op met een van onze cloud professionals voor meer informatie.