Rode Kruis digitaliseert complexe vrijwilligersplanning met duurzame OutSystems-oplossing

Van de Nijmeegse 4Daagse tot Pinkpop: het Rode Kruis ondersteunt jaarlijks tientallen grootschalige evenementen waarbij honderden vrijwilligers nodig zijn. Het plannen en coördineren van al die inzet is dan ook een complexe puzzel, zeker wanneer dit gebeurt met losstaande en verouderde systemen. Samen met LINKIT ontwikkelde het Rode Kruis een efficiënt, gebruiksvriendelijk en zeer schaalbaar systeem, met daarin zowel een vrijwilligers-aanmeldapp als een eventmanagementtool. De nieuwe aanpak zorgt zowel voor sneller plannen als beter overzicht, maar bovenal voor een prettigere manier van werken voor iedereen die bij deze grote evenementen betrokken is.

De uitdaging: verouderde systemen en complexe processen

Honderden Rode-Kruisvrijwilligers staan elk jaar klaar om bij grote evenementen ondersteuning te bieden. Maar, wie goed wil zorgen voor anderen, moet ook goed zorgen voor de vrijwilligers zelf. Alleen al voor de Nijmeegse 4Daagse zijn tussen de 700 en 800 mensen nodig, op verschillende posten, dagen en locaties. Bovendien hebben deze vrijwilligers elk hun eigen beschikbaarheid en kwalificaties. Kortom: een operationele puzzel van formaat, die nog eens bemoeilijkt werd door het feit dat hij moest worden gemaakt met diverse Excel-bestanden en een verouderde planningsapplicatie. 

“Wat we hadden was een losstaand systeem waar we elk jaar de data uit moesten halen. Dat moest ‘leeg’ om het vervolgens, voor een nieuwe editie van het evenement, opnieuw in te vullen,” licht Jan Veldhuis, CoE Lead Outsystems bij het Rode Kruis toe. “Vrijwilligers moesten dus al hun gegevens jaarlijks opnieuw invoeren en uploaden, terwijl we een deel van die gegevens gewoon beschikbaar hebben in onze systemen.” 

Het Rode Kruis koos daarom voor een nieuwe route: een low-code oplossing in OutSystems, gebouwd in co-creatie met LINKIT. Jan:

“We hadden al ervaring met OutSystems, vooral vanwege de snelheid en goede integratiemogelijkheden. De samenwerking met LINKIT ontstond door hun expertise op dit gebied en hun flexibele manier van samenwerken.”

De aanpak: co-creatie in de breedte

Wat volgde was een intensief ontwikkeltraject, waarin het Rode Kruis en LINKIT samen optrokken “Vanaf het begin hadden we korte lijnen,” vertelt Steven Saytes, Project Manager bij LINKIT. “We zaten met zo’n twaalf mensen in de daily stand-ups. Best druk dus, maar daardoor begreep wel iedereen de context en de urgentie van het project.”

Dankzij deze korte lijntjes groeide de aanpak gaandeweg: het team begon klein, met een eerste focus op het aanmeldformulier dat eind december live moest. Daardoor bleek al snel de continue spanning tussen wat er nu nodig was voor de 4Daagse en wat er in de toekomst nodig is voor de organisatie in het algemeen. Na het halen van de deadline werd de focus dan ook enigszins verlegd. “We wilden het liefst meteen een generieke oplossing maken, voor al die grote evenementen,” aldus Lennart Schut, Product Owner vanuit LINKIT. “Maar de harde deadline van de 4Daagse dwong ons tot keuzes: eerst alles goed werkend voor dit ene event, daarna verbreden.” 

Toch werd de toekomst al wel meegenomen. “Elk evenement heeft net andere ‘behoeften’,” legt Jan uit. “Andere vrijwilligersrollen, andere afspraken met organisatoren, en ga zo maar door. Door het nu stap voor stap op te bouwen, konden we goed zien welke onderdelen we later willen aanpassen en welke we kunnen hergebruiken.”

De resultaten: plannen met meer plezier

De eerste reacties op de nieuwe oplossing zijn veelbelovend en vooral achter de schermen verandert er veel. Nadat vrijwilligers zich aanmelden via de nieuwe Vrijwilliger Aanmeld-app, gaan de planners aan de slag. En waar zij dit voorheen deden met losse tools, e-mails en, bij grote evenementen, vaak met enorme Excel-bestanden, ondersteunt de Event Manager-app nu het hele proces: van aanmelding tot planning en van kledinguitgifte tot slaapplaatsindeling.

“In de oude situatie controleerden we handmatig of vrijwilligers geschikt waren voor bepaalde rollen,” vertelt Jan. “Nu worden die gegevens automatisch gekoppeld aan ons vrijwilligersbestand. Dat scheelt ontzettend veel tijd en voorkomt fouten.” Maar, nog belangrijker is hoeveel prettiger het werk wordt. Lennart: “Voor mij werd dat duidelijk toen een van de medewerkers de nieuwe planningsfunctionaliteit voor slaapplekken zag. Ze werd er een beetje emotioneel van en zei:

‘Ik zou je een knuffel geven als er geen laptop tussen zat.’ Dat zegt alles over wat dit voor mensen betekent.”

Dankzij het gebruik van low-code kon het ontwikkelteam onder andere bouwen met bestaande componenten, en waren aanpassingen snel door te voeren. De interface is bovendien ontworpen in lijn met andere Rode Kruis-apps, voor de herkenbaarheid en gebruiksvriendelijkheid. Jan: “Mijn vuistregel is: als je een handleiding nodig hebt, hebben we het niet goed gebouwd. Hier is het gelukt.”

De toekomst: inzet en verbreding

De 4Daagse is de grote test voor de Event Manager app, en markeert het begin van de verbreding. De komende periode wordt de applicatie verder ontwikkeld. “We willen deze oplossing geschikt maken voor onze top tien grote evenementen,” vertelt Jan. “Daarom voegen we straks configuratiemogelijkheden toe, zodat het systeem voor elk event makkelijk aan te passen is.” Ook in deze volgende fase blijven het Rode Kruis en LINKIT samenwerken. “We hebben gezien dat deze manier van co-creatie werkt,” zegt Steven. “We weten van elkaar hoe we werken en wat belangrijk is, en we zijn daarin transparant naar elkaar. Daardoor blijven we flexibel en kunnen we makkelijk verder bouwen op wat er nu staat.”

De eerste resultaten bieden vertrouwen voor die volgende stap. Met twee gebruiksvriendelijke apps en een schaalbare low-code basis via OutSystems, vervangt het systeem de combinatie van diverse losse tools en Excel-bestanden. 

“De verwerkingstijd voor certificaatcontrole en vrijwilligersplanning is teruggebracht van 3 tot 4 maanden naar minder dan 4 weken: een tijdsbesparing van ruim 75%. Dankzij één centraal systeem werkt het team sneller, met minder fouten en meer grip op grote evenementen.”

Jan: “We zijn nog niet klaar, maar het fundament staat. En het belangrijkste: het helpt onze vrijwilligers om hun werk beter én makkelijker te doen.”

Fast facts Vrijwilligersplanning

• De app wordt gebruikt voor de 10 grootste evenementen die het Rode Kruis organiseert
• Er zijn meer dan 40 verschillende vrijwilligersrollen
• Bij de Nijmeegse 4Daagse zijn tussen de 700 en 800 vrijwilligers betrokken