Van boomringen en archeologie naar Windows 10 en VMWare
Het LINKIT consortium helpt de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE) bij het migreren naar de digitale werkplek. Deze digitale werkplek wordt momenteel gehost door een commerciële derde partij. Aan het LINKIT consortium de taak om dit over te brengen naar een intern gemanagede ITSM werkplek bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Het betreft een migratie van Windows 7 naar Windows 10 met behulp van MS Azure Active Directory, VMware en Thin-apps. Wessel (LINKIT) en Ruben (Bartosz) leggen uit hoe ze dit aanpakken.
De uitdaging
Een werkplekmigratie lijkt misschien een routine klus, maar niets is minder waar. Het is geen eenvoudige verplaatsing van het ene platform naar een ander. De gehele Digitale Werkplek Service wordt verplaatst van een commerciële externe partij naar een in-house agentschap (DUO) van het ministerie van OCW. Dit vergt een herontwerp van alle betrokken onderdelen, zoals: service level agreements en escalatie protocollen. Ook gaat hier het nodige verandermanagement mee gepaard.
We hebben hier te maken met een groot, gevarieerd applicatielandschap dat al enige tijd verwaarloosd is. Wessel de Zwart, projectmanagement specialist bij LINKIT, zegt hierover: “Voor de experts die hier werken – archeologen, biologen en andere wetenschappers – is ‘applicatie gezondheid’ niet de voornaamste prioriteit. Ik heb veel ondernomen om ze hierbij te helpen. Zo hebben we het applicatielandschap gereorganiseerd en een baseline gecreëerd zodat de applicatie ook in de toekomst gestructureerd blijft.”
Het relatief grote aantal applicaties in deze organisatie – rond de 250 – maakt deze migratie tot een uitdaging. Wessel: “Naast financiële, DSM en HRM applicaties zijn we ook exotische applicaties tegengekomen. Zoals dendrochronologie (boomtijdkunde, of jaarringen onderzoek) software, data management voor maritiem en inter-getij archeologie, software voor microanalyse in het moderne electron microscopie lab, enz. Heel mooi spul, en erg niche.”
De oplossing
Als start van het project is begonnen met het in kaart brengen van het legacy applicatie landschap. Om er zeker van te zijn dat de applicaties – beheerd door DUO – naar behoren functioneren in het nieuwe landschap, speelt testen een belangrijk rol. Ruben van der Vloot, testconsultant bij Bartosz, is lid van het projectteam en zorgt ervoor dat applicaties getest worden met sleutelgebruikers in de nieuwe omgeving.
Ruben: “Voor de speciale soft- en hardware die bij de RCE gebruikt wordt, is veel specialistische kennis nodig. Dat maakt het testwerk uitdagend. Een andere uitdaging is dat er binnen de RCE gewerkt wordt met een sterk dynamische planning. Er zijn verschillende productie piekmomenten gedurende het jaar waarmee we rekening moeten houden.”
De voordelen voor rce
Tot nu toe hebben we het applicatielandschap weten te reduceren van ongeveer 250 applicaties naar ‘slechts’ 100. Ongeveer 500 mensen voelen de impact van de wijzigingen in het applicatielandschap, de een weliswaar meer dan de ander. Bij in productie name hebben we al deze experts uitgelegd wat er voor hen verandert nu hun digitale werkplek intern wordt gemanaged. Het opleiden van een organisatie bij deze wijzigingen is altijd leuk om te doen.
In de laatste migratiefase is er behoefte aan een aantal additionele experts, zoals een migratie coördinator. Deze expert heeft de leiding over de planning, voorbereiding en uitvoering van de migratie, evenals het onderhouden van contacten met stakeholders en leveranciers. Primair levert het LINKIT consortium deze experts vanuit hun eigen IT professionals. Uiteindelijk is het de sleutelrol van LINKIT om zorg te dragen dat RCE zo soepel mogelijk migreert. Tot dusver verloopt het naar verwachting en zijn we tevreden.
