Een cloudmigratie in drie delen, met een ‘twist in the plot’
Deel 1: voorbereiding en keuze
December 2019
Safire is zeker geen standaard bedrijf. Het is een samenwerkingsverband tussen Strukton, Heijmans, Engie en ISS. Voor de gelegenheid samengevoegd om binnen een tender diverse beheerstaken uit te voeren voor een grote overheidsinstelling, zoals bijvoorbeeld catering en groenonderhoud. Het personeel wordt aangeleverd door deze vier bedrijven en werkt in vrijwel alle gevallen parttime voor Safire. Geen wonder dus dat werken in de cloud centraal staat. Daardoor kunnen de werknemers te allen tijde bij hun bestanden. Tot voor kort gebeurde dat in een Citrix omgeving, maar dat ging veranderen.
Tijd voor verandering
Ruud de Haas, IT-projectmanager bij Safire vanuit Strukton legt het uit: “Vorig jaar liepen de servicecontracten af. Daar kwam bij dat de thin clients inmiddels zes jaar oud waren en vervangen moesten worden. Vervolgens moesten we een keuze maken: wordt het vervangen? Of stappen we over op een andere clouddienst? Omdat de gevraagde cloudomgeving bij Safire vrij standaard is, bleek overstappen op Microsoft 365 uiteindelijk de beste optie.”
LINKIT?
“Toen we daar uit kwamen moesten we de volgende keuze maken,” gaat Ruud verder. “De Citrix omgeving was geïmplementeerd door LINKIT. We hadden een prima werkrelatie met hen, maar het inrichten van een Microsoft 365 omgeving was redelijk nieuw terrein voor hen. Daar tegenover stond een andere partij die juist wel enorm veel ervaring had, maar met gestandaardiseerde oplossingen werkte. Na een aantal keer overleggen besloten we voor LINKIT te kiezen. Zij benaderden hun oplossing meer vanuit de behoefte die wij hadden. Bovendien namen zij Insight in de arm. Een ervaren partij die hen zou ondersteunen in het implementatietraject.”
Tot zover niets bijzonders. Het contract werd getekend, het project opgestart en de hardware werd alvast besteld. Ook werd een datum gekozen voor de uitrol: april 2020
Deel 2: Uitvoering
Maart t/m mei 2020
Vanuit LINKIT waren Sai Hin Sin (projectleider) en systeembeheerder Oscar Meertens van LINKIT aangewezen om de Microsoft 365 implementatie bij Safire in goede banen te leiden. De voorbereiding ging prima. Tot donderdag 12 maart dan, om drie uur ’s middags. Via een historische persconferentie werd hun werk voor de komende maanden flink op zijn kop gezet. Nederland ging in een intelligente lockdown. Iedereen moest zoveel mogelijk thuiswerken en al snel werd duidelijk dat de implementatie bij Safire zeker niet volgens plan zou gaan verlopen.
De stekker eruit
Bij Safire kwam Ruud tot dezelfde conclusie. “De grote overheidsinstantie waarvoor het bedrijf was ingehuurd liep van de ene op de andere dag leeg. Alle werknemers moesten verplicht thuiswerken. Aangezien Safire in hetzelfde gebouw is gehuisvest, gold dat ook voor ons. Vervolgens bleek ook nog eens dat de door ons bestelde hardware flink vertraagd was door de spontane uitbraak van het coronavirus. Na overleg met Sai Hin en Oscar hadden we eigenlijk geen andere keuze dan de stekker er voorlopig uit te trekken.”
Een aantal weken later…
Ruud: “Dit was natuurlijk niet de situatie waarin we terecht wilden komen. Gelukkig konden we na een aantal weken een lijst opgeven bij de overheidsinstantie met daarop een aantal namen die toegang kregen tot het gebouw. Ik heb er toen voor gekozen om Sai Hin en Oscar daar direct op te zetten, zodat we alsnog konden beginnen met de implementatie. LINKIT bewoog daarin direct mee en zorgde ervoor dat Sai Hin en Oscar beschikbaar waren en bleven.”
Verlaten kantoor
Voor Sai Hin en Oscar werd dat een bijzondere uitvoering. Sai Hin: “We waren ineens aan het werk in een vrijwel volledig verlaten kantooromgeving. Behalve wijzelf was alleen Patrick vanuit Safire regelmatig aanwezig. Hij was aangesteld als de hoofdgebruiker voor Safire die na de implementatie ook het eerstelijns beheer zou oppakken.”
Gefaseerd overstappen
“Normaal gesproken zouden we de omgeving in één grote klap omzetten. Voor de gebruikers is dat fijn. Ze gaan dan bijvoorbeeld op vrijdag naar huis en kunnen dan de volgende week gewoon verder werken, maar dan met 365. Maar ja, als er niemand op kantoor is. Dan kun je het ook gewoon in fases doen.”
Ruud zag dat wel zitten. “Ergens is het toch wel spannend om in één keer alles om te zetten. Door het in fases te doen konden we goed checken of alles naar behoren werkte. En mocht er iets fout gaan, dan blijft de schade beperkt.”
Uitvoering
Oscar ging aan de slag. Hij zette eerst twee intensieve gebruikers over, daarna de receptie en vervolgens diverse batches met gebruikers. De hele omzetting gebeurde niet in een dag, maar in week.
Buitenbeentjes
Daarbij waren er een paar apps die buiten de normale paden vielen. De eerste was Therefore, een app voor documentenbeheer die in een later stadium vervangen moet worden door Sharepoint. En nummer twee is Planon. Een app voor kantoorbeheer waarmee je onder andere ruimtes en werkplekken kunt boeken. Deze app wordt niet alleen door Safire gebruikt, maar ook door de overheidsinstantie.
“We hadden met hen afgesproken om voor Planon over te gaan op een single sign on,” legt Ruud uit. “Oscar slaagde er goed in om Planon te integreren in de Microsoft omgeving zodat gebruikers maar één keer hoeven in te loggen. Vanuit gebruikersperspectief een flinke verbetering. Bovendien konden we zo direct onze afspraak nakomen. Uiteindelijk werd de implementatie, ondanks alles, toch een succes!”
Deel 3: en verder…
Vanaf juni 2020
Waar voor LINKIT de implementatie het zwaartepunt vormt van het migratietraject, ligt dat voor Safire bij de adoptiefase. De pak hem beet eerste vier weken na de overgang. Gebruikers moeten wennen aan hun nieuwe kantooromgeving en moeten de nieuwe functies ook effectief gaan gebruiken. Gebeurt dat niet, dan ‘faalt’ de implementatie alsnog.
Flexibele adoptie
Het oorspronkelijke idee was dat Oscar iedere twee weken een halve dag op kantoor zou zitten bij Safire om mogelijke problemen op te pakken en vooral ook vragen te beantwoorden. Ruud: “We kwamen er al snel achter dat onze gebruikers een stuk meer vragen hadden dan we hadden ingeschat. Gelukkig bleek Oscar nogmaals flexibel te kunnen zijn, zodat we zijn dagen naar voren konden schuiven. Op die manier konden we in een vroeg stadium iedereen de juiste ondersteuning bieden.”
Resultaat
“Inmiddels zijn we ruim anderhalve maand verder en zijn we zeker tevreden. Ik hoor terug dat Microsoft 365 zeer prettig werkt, laagdrempelig en snel is en absoluut een verbetering vormt ten opzichte van hoe het was.”
“Tegelijkertijd blijft het raar. Een groot gedeelte van het personeel werkt nog steeds voornamelijk vanuit huis en het ministerie is nog steeds gesloten. Dat betekend ook dat een deel van onze diensten, zoals de catering, niet wordt geleverd.”
Goede samenwerking
Ruud: “Alles bij elkaar ben ik zeer tevreden over de samenwerking met LINKIT. Naast de aanwezige flexibiliteit merk ik bijvoorbeeld aan Oscar dat hij ons heel goed kent, vanwege de langdurige samenwerking die we al hadden. Hij kan onze kantooromgeving zo’n beetje dromen en weet dat ook aan te geven in gesprekken met andere partijen. Bovendien zie ik het terug in de keuzes die LINKIT maakt. Gelukkig zijn we voorlopig nog niet van elkaar af. De komende vijf jaar blijft LINKIT betrokken bij het (tweedelijns) beheer van onze kantooromgeving. Een samenwerking waar ik met veel vertrouwen naar uit kijk!”
