Voor een akkerbouwer zijn veld kan bemesten, heeft hij meststoffen nodig. En of die persoon zich nu in Nederland of India bevindt, het is goed mogelijk dat die meststoffen gekocht worden via Van Iperen – met een beetje hulp van LINKIT. Van Iperen International is een Nederlands bedrijf, dat expert is in gespecialiseerde meststoffen en biostimulanten. Om iedereen ter wereld te bedienen heeft het bedrijf sales agents in dienst, die op hun beurt werken met handelaars ter plaatse.
Om deze sales agents te ondersteunen, hielp LINKIT mee aan de ontwikkeling van offerte-applicatie My Iperen International. Het in low-code gebouwde systeem is bedoeld om salesprocessen te stroomlijnen, zodat de medewerkers van Van Iperen International in meer dan honderd verschillende landen op dezelfde manier offertes uit kunnen brengen en opvolgen.
Op zoek naar een kennispartner
Hard groeiende bedrijven krijgen vaak te maken met een omslagpunt; een moment waarop een bepaald proces niet meer efficiĂ«nt is op de manier waarop het in eerste instantie is ingericht. En al helemaal wanneer de medewerkers die werken met dat proces zich in verschillende landen bevinden, hun eigen excelsheets gebruiken, en informatie uit diverse bronnen moeten combineren. Hoog tijd om dat samen te brengen, vonden ze bij Van Iperen International. “Low-code zat al in onze architectuur,” vertelt Vincent, hoofd IT bij Van Iperen over de keuze voor OutSystems. “Omdat we voor Van Iperen Nederland al mensen hebben die erin werken en omdat we een zo min mogelijk versnipperd landschap willen, was dat ook voor Van Iperen International de meest logische optie. OutSystems heeft als voordeel dat je online kunt laten synchroniseren met een offline app. Zo kan iemand bijvoorbeeld in het vliegtuig werken aan een offerte, die bij landing meteen de deur uit gaat.” De connectie met LINKIT vonden ze via het OutSystems partner portal. “We zochten naar extra capaciteit, maar ook naar een partij die de continuĂŻteit kan garanderen, de kwaliteit kan borgen van het ontwikkelteam Ă©n ervoor kan zorgen dat dat team flexibel en schaalbaar blijft.” Maar, het draaide niet alleen om de mensen. “Het ging er ook om dat wij konden sturen op resultaat,” vult Antonie, scrum master vanuit LINKIT, aan. “Omdat wij echt in de rol van kennispartner betrokken zijn, zijn we daar medeverantwoordelijk voor.”Â
“We zochten naar extra capaciteit, maar ook naar een partij die de continuĂŻteit kan garanderen, de kwaliteit kan borgen van het ontwikkelteam Ă©n ervoor kan zorgen dat dat team flexibel en schaalbaar blijft.”
Werken met een Quick Response Team
De samenwerking verloopt volgens beide partijen erg goed. Antonie vertelt: “Quick Response betekent dat wij, wanneer het nodig is, snel de benodigde expertise beschikbaar kunnen stellen. We moeten altijd de balans houden tussen budget, tijd en functionaliteit, en dat was af en toe uitdagend. Zeker in het begin, omdat er nog best wel wat requirements vanuit de business moesten worden opgehaald.”
Vincent: “LINKIT heeft ons echt ontzorgd door de manier waarop ze het oppakten. Het was proactief en open, zodat we het project en onze werkwijze na een paar weken echt gestroomlijnd hadden.” Naast scrum master Antonie zaten er vanuit LINKIT een ontwikkelaar, een tester en een designer op het project. Product owner Yichi kwam vanuit Van Iperen en was bij aanvang van het project logistiek expert. Antonie begeleidde haar in het proces. “Dat liep top,” vertelt Vincent. “Ze heeft daardoor in korte tijd echt ontzettend veel geleerd.”
Ervaren mensen vinden is lastig, ook voor Van Iperen. Op deze manier komt de ervaring in het bedrijf en blijft het daar ook. “Het is voor ons belangrijk dat die teams door kunnen pakken, dat is ook onze taak,” licht Antonie toe. “Zo kan Van Iperen verder, ook als wij straks niet meer betrokken zijn.”
Met of zonder design-sprint?
Anders dan anders is in deze opdracht niet gewerkt met design sprints. Wel is steeds, in samenwerking met de product owner, gekeken of de designs ook aansloten bij de gebruikers. De sales agents werden direct in het proces aangehaakt, zodat zij konden aangeven wat zij nodig hadden en verwachtten. Yichi ging daarop met een designer vanuit LINKIT aan de slag om user stories uit te werken, die vervolgens werden besproken met en ontwikkeld door de developers. “Uiteindelijk werken we in andere opdrachten nu wel met design sprints, omdat we merken dat daardoor het proces gestroomlijnder is. Zo werken we alleen uit wat er écht nodig is, en weten we in principe of iets gaat werken, nog voor er iets ontwikkeld wordt,” zegt Antonie. “Dat is iets wat voor het team ook fijner werkt, omdat er uiteindelijk veel minder rework nodig is.”
“Uiteindelijk werken we in andere opdrachten nu wel met design sprints, omdat we merken dat daardoor het proces gestroomlijnder is. Zo werken we alleen uit wat er Ă©cht nodig is, en weten we in principe of iets gaat werken, nog voor er iets ontwikkeld wordt.”
Ook bij het testen werden de sales agents meegenomen in het proces, om te kijken of alles werkt zoals verwacht. Inmiddels werkt zo’n 30% van het bedrijf met de nieuwe tool. Hun ervaring? “Het is even wennen, maar ze zijn blij met de heldere structuur en duidelijke informatie. Bij klachten weten ze ons te vinden, dus ik denk dat het feit dat ze dit zeggen een teken is dat we goed geluisterd hebben,” knipoogt Vincent.
Efficiënt en minder foutgevoelig
Buiten dat het ontwikkelteam van Van Iperen grote stappen heeft gemaakt, levert het product een grote bijdrage aan de verdere digitalisering binnen het bedrijf. De tool zorgt vooral voor een efficiëntieslag, doordat informatie automatisch wordt opgehaald en ingeladen vanuit verschillende bronnen, waaronder het eigen ERP-systeem. Daarnaast vermindert het de kans op fouten aanzienlijk en is onderling minder afstemming nodig. Waar voorheen veel via telefoon en e-mail gecommuniceerd werd, waardoor ook bepaalde informatie verloren ging, is de order flow nu geborgd binnen de nieuwe applicatie. Zo kan iedereen op een standaard, uniforme manier te werk gaan. De applicatie bevat onder andere informatie over prijsupdates, voorraadindexatie en een blend tool. Met die laatste kunnen specifieke meststoffen op aanvraag en in verschillende verhoudingen gemengd worden uit verschillende basismeststoffen, waarna hiervoor een prijs kan worden gemaakt. Prijzen kunnen met één klik worden toegevoegd in plaats van deze los in te voeren en iedereen heeft gelijktijdig toegang tot dezelfde informatie.
De samenwerking tussen LINKIT en Van Iperen is daarmee zonder meer geslaagd te noemen. Binnen tijd en budget, door de communicatie open te houden en door gezamenlijk verantwoordelijkheid te dragen voor de oplevering. Vanaf oktober werkt iedereen met het nieuwe systeem en vinden offertes sneller dan ooit hun weg naar de klant. Want of je nu in de akkerbouw of in de verkoop zit: met de juiste tools werk je een stuk efficiënter!
Over Van Iperen:
Al honderd jaar is Van Iperen actief in de agrarische sector. Zij kennen de markt als geen ander, want ze komen al sinds 1921 bij klanten over de vloer. Als familiebedrijf adviseren en ondersteunen ze klanten bij uitdagingen in hun teelt. Dankzij een schat aan ervaring en kennis kunnen ze van meerwaarde zijn voor klanten.
