Cloud readiness bij de overheid

Cloud SaaS

Op weg naar de digitale enterprise?

Cloud Architect en mede-oprichter van IT-consultant Weolcan Bart Veldhuis helpt dagelijks bedrijven en overheden met het maken van strategische keuzes over hun IT-landschap. In dit interview geeft hij alvast een voorschot op zijn sessie: “Werken in de cloud gaat om veel meer dan IT alleen. Het gaat ook over mensen, werkprocessen en een cultuurverandering.”

Hoe groot is het cloud-vraagstuk op dit moment voor de Nederlandse overheid?

“Op lokaal en regionaal niveau zie je dat veel overheden samen werken aan het ontwikkelen van zogenaamde ‘common ground’ applicaties. De overheid heeft behoefte aan bepaalde applicaties die aan de ene kant uniek zijn, zoals een begraafplaatsregister, maar die aan de andere kant ook hetzelfde zijn. Het is natuurlijk waanzin om 200 verschillende apps te hebben voor een begraafplaats. Één gezamenlijke voor alle gemeentes is veel slimmer, goedkoper, veiliger en makkelijker technisch te onderhouden. Ook het beschikbaar stellen van architectuurprincipes is belangrijk. Dat je bronnen integreert en een geolocatie bijvoorbeeld maar één keer hoeft op te slaan, waarna het direct ook in alle andere relevante applicaties wordt doorgevoerd. Dit is precies waarom de Nederlandse gemeenten deze common ground apps laten ontwikkelen. Dat doen ze overigens in VNG-verband, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.”

“Het beste werken die apps als SaaS in de cloud, hoewel het ook mogelijk blijft om ze lokaal on premise te gebruiken. Uiteindelijk kan bij een gemiddelde gemeente straks 80 procent van het IT-landschap uit dit soort standaard applicaties bestaan. En dat is uiteraard een forse stimulans om in de cloud te gaan werken.”

Waar moet de overheid rekening mee houden bij cloud readiness, anders dan ‘normale’ bedrijven?

“Nogal wat. Om te beginnen is er de wet- en regelgeving, die bij overheden heel anders is dan voor bedrijven. Bovendien veranderen de regels nogal eens, waarna die doorgevoerd moeten worden in de IT. Dat is ook direct een groot voordeel van gedeelde cloud apps, waar dit centraal kan worden geregeld, in plaats van dat iedere gemeente dit zelf moet doen.

“Daarnaast hebben overheden een publieke functie en zijn er serieuze compliancy eisen- en verwachtingen van overheden. Om dit allemaal te ondervangen, is het belangrijk voor hen om proactief te werken. Als je als overheid wacht met het aanpassen van je IT totdat nieuwe wet- en regelgeving is ingevoerd dan heb je een serieus probleem.”

Wanneer is het ideale moment om de overstap te maken?

“Om dat te bepalen is het ten eerste belangrijk om goed te inventariseren wat je nu al hebt. Daarnaast is het belangrijk dat je een cloud transitie gestructureerd uitvoert, met dus een duidelijke strategie in het achterhoofd.”

“Wat je in ieder geval niet moet doen is de IT op zijn beloop laten. Dat leidt tot chaos. Als je aan het einde van de levenscyclus van een app eens gaat kijken wat er moet gebeuren en dan pas bepaald dat je naar de cloud wilt, ben je gewoon veel te laat. Dat is een train wreck in wording. Bij een cloud transformatie komt een goede voorbereiding kijken, met een heldere planning en vooral regie vanuit de uitvoerder. In dit geval de overheid. Extra belangrijk omdat je als overheid ook politieke verantwoording draagt. Als de IT het laat afweten en de uitvoering van belangrijke processen niet meer goed of veilig verloopt, is je dat aan te rekenen.”

Hoe wordt je als gemeente regievoerder op SaaS applicaties?

“Gemeenten krijgen straks flink wat SaaS applicaties op hen af, aangevuld met de common ground apps vanuit het VNG-verband. En die moeten natuurlijk wel communiceren met je huidige landschap. Ze moeten worden geïntegreerd, waarbij data op een veilige manier moet worden uitgewisseld. Daarbij komen de nodige IT-architecten kijken, een security vraagstuk en bijbehorende kosten.”

“Bij een cloud transitie is het belangrijk om te werken met een routekaart. Hoe komen wij als overheid in de fase dat wij onszelf een digitaal concern kunnen noemen? Daar werk je vervolgens stapsgewijs naar toe. En dat gaat weer over meerdere assen. Dat zijn mensen, het organiseren van werkprocessen en techniek. Het doel daarbij is om de benodigde automatisering, integratie en veiligheid binnen je organisatie in beweging te krijgen.

“Je kunt daarbij niet de hele oceaan in één keer koken. Er zijn nog andere programma’s die lopen en waar ook tijd en aandacht aan besteed moet worden. Je kunt bovendien als overheid niet de afdeling burgerzaken even stil leggen vanwege technisch onderhoud. Je moet dus heel nadrukkelijk een keuze maken tussen wat je wel en niet moet doen en wanneer.

“Ook belangrijk: wat voor mensen heb je nodig voor je reis? En hoe ga je die inzetten voor je werknemers, de (nieuwe) processen waarmee zij gaan werken en de cultuurverandering die daarbij nodig is. Hoe transformeer je als overheid, met behoud van je huidige organisatiestructuur?”

“Door deze – en nog meer – vragen te beantwoorden is het mogelijk om het reisschema in te richten en proactief naar cloud readiness toe te werken. En ook nog eens op zo’n manier dat het past bij je organisatie, aansluit op je behoeftes en voldoet aan alle wet- en regelgeving.”