Duurzame IT-capaciteit vraagt om meer dan alleen het tijdelijk oplossen van tekorten. Uit onderzoek, uitgevoerd door Ipsos I&O in opdracht van LINKIT, blijkt dat 34% van de organisaties vertraging ervaart bij lopende projecten en andere werkzaamheden. Tijdelijke inhuur wordt veel ingezet om deze tekorten op te vangen. Maar het succes van de IT-capaciteit hangt sterk samen met hoe deze is ingericht, en in hoeverre de inrichting hierop is voorbereid.
We beantwoorden drie vragen:
- Welke rol speelt de keuze voor technologie bij het opbouwen van IT-capaciteit?
- Hoe helpt planning bij het vinden van de juiste IT-specialist?
- Hoe zorg je voor de juiste balans tussen interne en externe teams?
Een duurzame IT-capaciteit in tijden van schaarste
Het rapport, uitgevoerd door Ipsos I&O in opdracht van LINKIT, toont aan dat 4 op de 10 organisaties een tekort aan IT-personeel ervaren. De werkdruk loopt op en taken blijven liggen. Veel organisaties geven daarom prioriteit aan dagelijkse taken om systemen werkend te houden.
Maar hierdoor komen IT’ers vaak minder toe aan innovatie. Terwijl een IT-afdeling juist moet inspelen op de toekomst. Niels de Bruin, Head of Commerce bij LINKIT:
“We weten niet wat er over vijf jaar mogelijk is, welke technologieën er zijn. Daarop moet je als organisatie kunnen anticiperen.”
Om de dagelijkse werkzaamheden te combineren met innovatie, kiezen organisaties vaak voor de inzet van tijdelijke IT’ers. Zo kunnen ze snel extra capaciteit toevoegen en gerichte expertise inzetten voor specifieke projecten. Hierdoor kun je het dagelijkse beheer blijven uitvoeren en tegelijkertijd aan vernieuwing werken.
Toch vraagt deze aanpak om gerichte keuzes op drie vlakken: de technologie die je gebruikt, de capaciteitsplanning en de inrichting van je teams.
Technologiekeuze en de impact op IT-capaciteit
Een belangrijk deel van de krapte in de IT-sector komt niet door het aantal mensen, maar door hun vaardigheden, blijkt uit het rapport. Een organisatie denkt vaak wel na over de betrouwbaarheid van een technologie, over hoe vernieuwend het is of hoe snel het werkt. Maar ze zien daarbij over het hoofd dat er ook mensen nodig zijn met kennis van die specifieke technologie. Als er onvoldoende van deze IT’ers op de arbeidsmarkt zijn, kan dit betekenen dat de gekozen technologie niet succesvol ingezet wordt.
Zo schafte een organisatie in de publieke sector nieuwe technologie aan, maar de specialisten om die technologie te beheren en uit te bouwen waren er niet. Zij investeerden niet alleen geld, maar ook veel tijd in deze vernieuwing. Niels:
“De beschikbaarheid van capaciteit moet standaard onderdeel zijn van het keuzeproces.”
Technologiekeuze is daarmee niet alleen een technische of functionele afweging, maar ook een capaciteitsvraagstuk. Kies je voor een technologie met een kleine talentpool, dan heeft dat directe gevolgen voor hoe snel je kunt ontwikkelen.
Dat betekent niet dat je zulke technologieën moet vermijden. In sommige gevallen zijn de voordelen zo groot dat het alsnog de juiste keuze is. Alleen vraagt dat wel om een doordacht plan waarin je rekening houdt met de impact op je capaciteit. Denk aan het opleiden van medewerkers of het tijdelijk aantrekken van externe specialisten.
IT-partners kunnen daarin ondersteunen. Zo hebben onze specialisten een opleidingstraject opgezet waarbij nieuwe medewerkers in korte tijd werden opgeleid in zowel data engineering als de specifieke technologieën van de organisatie. Daarmee werd niet alleen het capaciteitsprobleem opgelost, maar ook structureel versterkt.
Vooruitplannen van IT-capaciteit
De organisaties die de beste resultaten boeken, hebben vaak een heldere toekomstvisie. Bij hen is duidelijk welke technologie wordt gebruikt, welke kennis intern beschikbaar is en welke expertise extern nodig is, en wanneer. Op die manier kun je op tijd beginnen met het zoeken naar de consultant met de juiste expertise. Zo leidt planning dus tot het vinden van de beste kandidaat.
Alleen is dit niet altijd hoe het in de praktijk gaat. Een project komt bijvoorbeeld niet op gang of interne medewerkers stromen uit, waardoor er direct een capaciteitstekort ontstaat. In dit geval zoek je op korte termijn een IT’er. Niels:
“Maar wanneer je reactief inhuurt, krijg je de best beschikbare kandidaat op dat moment. Dat is niet altijd de meest geschikte persoon.”
Verder kun je keuzes maken over hoe externe capaciteit wordt aangetrokken. Dit kan via een openbare marktplaats, waar iedere zzp’er of leverancier van IT-personeel zich kan aanmelden. Dat levert veel aanbod op, maar ook veel werk om dat te coördineren. Door een langdurige relatie aan te gaan met een IT-partner, kan een organisatie betere afspraken maken. Bijvoorbeeld door samen te werken op het gebied van capaciteitsplanning, kennisdeling en kostenbesparing.
De juiste balans tussen interne en externe teams
Externe inhuur van IT’ers kan veel opleveren voor een team, maar brengt ook risico’s met zich mee. Kennis komt niet bij de interne medewerkers terecht, of consultants willen zich niet langdurig binden. Daarbij is de indeling van teams cruciaal. Werkt een organisatie uitsluitend met interne of juist externe teams? Of met hybride teamverbanden? Die strategie ziet er bij iedere organisatie anders uit.
Bij een organisatie in de educatieve sector worden projecten bijvoorbeeld volledig uitgevoerd door interne medewerkers. En om de dagelijkse taken van die medewerkers op te vangen, huren zij externen in. Dat doen ze omdat branchekennis in de projectteams belangrijk is. Niels: “Deze klant zoekt dus tijdelijke IT’ers voor functies die niet heel vernieuwend zijn.”
“Het risico bestaat dan dat consultants zich minder graag binden voor langere periodes. Dat zijn keuzes waar je als organisatie over na moet denken.”
In het tegenovergestelde scenario, waarbij enkel externen op innovatieve projecten worden gezet, zijn er weer andere risico’s. Zo komt het voor dat kennis niet wordt opgenomen in de organisatie en verdwijnt wanneer de consultant uitstroomt. Dan wordt een organisatie afhankelijk van externe kennis of vallen teams bijvoorbeeld stil door gebrek aan expertise.
Conclusie
Een duurzame IT-capaciteit ontstaat niet vanzelf. Het vraagt om samenhangende keuzes op het gebied van technologie, capaciteitsplanning en teaminrichting. Organisaties die hierin vooruitkijken, kunnen beter schaarste opvangen en tegelijkertijd ruimte houden voor innovatie. Daarbij is niet één keuze per definitie goed of fout, maar het is wel belangrijk om de impact van die keuzes te begrijpen en hierop voorbereid te zijn.
Wil je meer weten over hoe organisaties omgaan met IT-capaciteit en waar de grootste uitdagingen liggen?
Bekijk alle inzichten uit het onderzoek van LINKIT en Ipsos I&O, of plan een vrijblijvende sessie met onze experts.
