Start jouw IT-project met minimale faalkans

UX-design

Breng de business en IT samen door Design Thinking

Falende IT-projecten leveren al jaren gespreksstof op in Nederland. Verkeerde planningen, budgetoverschrijdingen, een gebrek aan benodigde middelen of veranderende eisen tijdens het project. In deze serie kijken we daarom samen met experts naar de achtergrond van dit falen en hoe je dit bij toekomstige projecten kan voorkomen.

Tijdens deze serie vertellen experts hoe je startklaar aan een IT-project begint, hoe je de business erin meekrijgt en waarom vlijmscherpe doelstellingen onmisbaar zijn. In het tweede deel van deze reeks, legt Benjamin Roelfsema (UX/UI Designer bij LINKIT) uit hoe je het faalrisico bij een startend IT-project minimaliseert door Design Thinking te gebruiken. “Want door de business al in het voortraject bij het IT-proces te betrekken, kan er een waarde toevoegend product worden gerealiseerd”, aldus Benjamin.

Het fundament van een IT-project

Bij een gedegen start van een nieuw IT-project, draait het om een sterk fundament. “Een stevige basis, zorgt voor een duidelijk vertrekpunt. Daarom hanteren we bij LINKIT een vierdelige projectaanpak: Dream, Design, Develop en Deliver. Vier stappen waarmee het faalrisico minimaal wordt.”

Hij vervolgt: “Het begint met de verkenningsfase (Dream, red.), waarin we klantgesprekken voeren om de visie en problemen in kaart te brengen en te analyseren waar de knelpunten liggen. Hierna vindt de Design-fase plaats en verplaatsen we ons naar het hoofd van de gebruikers: wie zijn het, hoe ziet hun werkdag eruit, op welke locatie(s) werken ze en wat hebben ze nodig? Allemaal vragen waarmee we een ontwerp kunnen maken.”

De derde stap is het concept te laten uitwerken door het ontwikkelteam, om uiteindelijk bij de laatste stap te komen: Deliver. Het eindproduct wordt dan opgeleverd aan de klant en in gebruik genomen door de gebruikers, waarbij LINKIT de monitoring op zich neemt om eventuele bugs direct op te lossen.

Cruciale verbinding tussen IT en business

IT-projecten zijn er vaak op gericht om bedrijfsprocessen te verbeteren. Zonder actieve betrokkenheid van belanghebbenden, zoals managers en medewerkers, kan er bij een project dan ook onvoldoende rekening worden gehouden met voor hen specifieke behoeften. Benjamin: “Eindgebruikers (de business, red.) spelen een belangrijke rol in het identificeren van hun specifieke behoeften en het bepalen van de prioriteiten van het IT-project. Bovendien verminder je, door het betrekken van de business, eventuele weerstand.”

Dit maakt de tweede stap in het proces, de Design-fase, cruciaal: hier worden de business en IT écht met elkaar verbonden. “Door je in te leven in de gebruiker, wordt de situatie helder en kunnen we een gerichte oplossing realiseren”, zegt Benjamin. “Als de belanghebbenden zich gehoord en betrokken voelen, zijn ze eerder geneigd om het project te ondersteunen en actief deel te nemen aan de implementatie cq. ingebruikname ervan. Anders gezegd: om falende IT-projecten te voorkomen, moet de business serieus genomen worden. Alleen zo ontstaat er een organisatie breed draagvlak, waarbij iedereen achter het eindproduct staat.”

“Alleen zo ontstaat er een organisatie breed draagvlak, waarbij iedereen achter het eindproduct staat.”

Oplossingen in een snelkookpan

Een van de methodieken om het eindproduct af te stemmen op de gebruikers, is Design Thinking. “Design Thinking zorgt ervoor dat je een gebruiksklaar en -vriendelijk product hebt. Door het actieve gebruik krijgen eindgebruikers een lach op hun gezicht. Want een superflashy applicatie met de nieuwste technologieën klinkt mooi, maar het gaat er uiteindelijk om dat het de eindgebruiker ook écht helpt”, vertelt Benjamin.

Onderdeel van de Design Thinking-methodiek, is de door LINKIT aangeboden Design Sprint. “Dit is een nauwe samenwerking tussen de klant, haar medewerkers en LINKIT”, legt Benjamin uit. “In een periode van vier dagen wordt er een gevalideerde oplossing ontworpen, door middel van verschillende workshops. Zo komen we razendsnel van idee tot gewenste oplossing.”

Hij vervolgt: “In feite is het een snelkookpan om tot een oplossing te komen: op dag één onderzoeken we het probleem, op dag twee kiezen we het beste prototypeoplossing om deze vervolgens op dag drie te ontwerpen en op dag vier te laten testen door de gebruikers. Hieruit blijkt of de aannames uit de eerdere stappen kloppen en ontstaat er relevante feedback. Dat brengt ons ‘terug’ naar een nieuw beginpunt: de daadwerkelijke productiefase van het eindproduct, waarin we de nieuwe ontstane functionaliteiten en ideeën verwerken.”

“Deze vierdaagse periode raakt eigenlijk de kern van het Design Thinking-framework,” sluit Benjamin af. “Door het ontwikkelen van een waarde toevoegend product, omarmen medewerkers (eindgebruikers, red.) deze ook. Met als resultaat meer enthousiasme, motivatie en efficiëntie.”

“Door het ontwikkelen van een waarde toevoegend product, omarmen medewerkers (eindgebruikers, red.) deze ook. Met als resultaat meer enthousiasme, motivatie en efficiëntie.”

Voorkom mislukkende IT-projecten

Wil je op de hoogte blijven van deze serie en alles te weten komen over het voorkomen van falende IT-projecten? Volg ons dan op LinkedIn en ontvang als eerste een notificatie wanneer meer van deze serie wordt gepubliceerd.

Liever direct in contact komen met een expert? Neem dan contact met ons op, want zij vertellen je graag meer over de mogelijkheden van Design Thinking en andere manieren om jouw project tot een succesvol einde te brengen.

Benjamin Roelfsema UX/UI Designer

Benjamin (33) is na zijn studie Communicatie & Multimedia Design in de IT terechtgekomen en werkt sinds begin 2022 bij LINKIT. UX betekent voor hem een onuitputtelijke bron van analyses, onderzoeken en creativiteit.