Zo krijg je de business mee
Falende IT-projecten leveren al jaren gespreksstof op in Nederland. Verkeerde planningen, budgetoverschrijdingen, een gebrek aan benodigde middelen of veranderende eisen tijdens het project zijn hier vaak debet aan. In deze serie kijken we daarom samen met experts naar de achtergrond van falende projecten en hoe dit bij toekomstige projecten voorkomen kan worden.
Tijdens deze serie artikelen vertellen experts hoe je startklaar aan een nieuw IT-project begint, hoe je de business erin meekrijgt en waarom vlijmscherpe doelstellingen onmisbaar zijn. In dit deel van deze reeks, legt Jonathan Wigmans (Lead UX Designer bij LINKIT) uit hoe je goed voorbereidt een nieuw IT-project start én de business hierin meekrijgt. “In plaats van te wijzen naar elkaar, moeten de business en IT elkaar omarmen”, aldus Jonathan.
Complexe gebeurtenis
Het starten van een nieuw IT-project kan een complexe en uitdagende gebeurtenis zijn, zeker als het gaat om een samenwerking tussen IT en de gebruikers. Helaas zijn er veel praktijkvoorbeelden te noemen waarbij wijzende vingers op elkaar richten, waardoor projecten stroperig verlopen of volledig falen. Terwijl dat niet nodig is, vindt Jonathan.
“Wanneer een IT-project goed wordt gepland en uitgevoerd, heeft het een enorme positieve impact op de groei en efficiëntie van een organisatie. Een goede samenwerking tussen de gebruikers en IT leidt dan ook tot een geoliede machine.”
“Wanneer een IT-project goed wordt gepland en uitgevoerd, heeft het een enorme positieve impact op de groei en efficiëntie van een organisatie.”
Forensisch ondervragen
Om deze samenwerking goed van de grond te krijgen, is de eerste stap het analyseren van de problemen of behoeftes. Het bijna forensisch ondervragen van domeinspecialisten en gebruikers, zoals Jonathan het omschrijft. “Op die manier brengen we de precieze pijnpunten en behoeftes in kaart. Hierdoor weten we allemaal precies welke kant we op gaan.”
Het is hierbij belangrijk dat IT aan de gebruikers kan uitleggen hoe en waarom ze hen kunnen helpen en dat ze als dienstbaar worden gezien in plaats van betweterig. “Het werkproces wordt verstoord wanneer de gebruikers niet openstaan voor onderzoek.”, zegt Jonathan. “IT moet zorgen dat ze impact hebben op dagelijkse processen en hierop verbeteringen kunnen aanbrengen. LINKIT fungeert, in de positieve zin van het woord, hierbij als ‘strategisch mediator’ en zorgt ervoor dat de communicatielijnen tussen de gebruikers en IT kort en helder zijn.”
Een oplossing na vijf dagen
Wanneer de doelstellingen zijn bepaald en de gebruikers en IT een gedeelde mindset hebben, begint het daadwerkelijke projectproces. Een van de manieren om snel en doelgericht het project te kunnen doorlopen, is via de Design Sprint. Hiermee gaat een organisatie, samen met LINKIT, in een werkweek door gehele Design Thinking-funnel. Jonathan legt uit: “Tijdens deze multidisciplinaire week worden verschillende workshops uitgevoerd. Om na vier intensieve dagen tot een passend, gevalideerd oplossingsconcept te komen voor de vooraf bepaalde behoefte of probleemstelling. Hierbij wordt iteratief gewerkt, waarmee we eventuele problemen in een vroeg stadium identificeren en kunnen zorgen dat het project in lijn blijft met de verwachtingen van de business.”
Tonnen aan falende projecten
De truc bij een Design Sprint is dat het niet te complex moet worden. En daarin zit de crux, geeft Jonathan aan. “Soms merken we koudwatervrees vanuit bedrijven. Bij LINKIT weten we precies wat een Design Sprint oplevert, maar bedrijven zien dat niet altijd. Daarom is het aan ons om bewustwording en vertrouwen te kweken tussen IT en de business, want dat zijn de belangrijkste succesfactoren tijdens het project. Door het toepassen van de stappen uit de Design Thinking-methodiek, krijg je een beter begrip van de gebruikers en hun behoeftes, waardoor je een oplossing kunt creëren die naadloos aansluit op deze behoeftes en dus bijdraagt aan het succes van het IT-project.”
Hij sluit af: “Wist je dat de Design Sprint is ontwikkeld door Google? Zij gebruiken het om startups waar zij in investeren, te helpen met dit soort problemen. En met resultaat, want bedrijven verkorten hiermee hun time-to-market, besparen kosten en verbeteren hun concurrentiepositie door snel en effectief nieuwe producten te ontwikkelen en lanceren. En eerlijk is eerlijk: als het voor een organisatie als Google werkt, waarom dan niet voor jou?”
“En eerlijk is eerlijk: als het voor een organisatie als Google werkt, waarom dan niet voor jou?”
Voorkom mislukkende IT-projecten
Wil je op de hoogte blijven van deze serie en alles te weten komen over het voorkomen van falende IT-projecten? Volg ons dan op LinkedIn en ontvang als eerste een notificatie wanneer meer van deze serie wordt gepubliceerd.
Liever direct in contact komen met een expert of meer te weten komen over de Design Sprint? Neem dan contact met ons op, want we vertellen je graag meer over de mogelijkheden van Design Thinking. Daarnaast hebben we ook andere manieren om jouw project tot een succesvol einde te brengen.
Jonathan Wigmans, Lead UX Designer
Jonathan (40) heeft Bestuurskunde gestudeerd en werkt als Lead UX Designer bij LINKIT. Samen met zijn collega’s helpt hij bedrijven hun IT-projecten tot een succesvol eind te brengen, waarbij Design Thinking een grote rol speelt.
