Hoe je processen versnelt zonder de controle te verliezen
Steeds meer banken automatiseren hun KYC- en AML-onboarding. Dat maakt deze arbeidsintensieve processen sneller, maar ook minder overzichtelijk. Systemen ondersteunen steeds vaker beslissingen of nemen deze (deels) automatisch. Hierbij moet duidelijk blijven wie verantwoordelijk is en hoe de case is beoordeeld.
We beantwoorden 3 vragen:
- Waarom is automatisering zonder governance een risico in KYC (Know Your Customer) en AML (Anti-Money Laundering)?
- Hoe behoud je controle over beslissingen en risicobeoordelingen?
- Hoe een vermogensbeheerder governance in de praktijk heeft ingericht. Lees de case
De keerzijde van KYC- en AML-automatisering
Bij veel financiële dienstverleners verloopt onboarding van nieuwe klanten inmiddels grotendeels digitaal. Systemen halen de openbare klantgegevens automatisch op en genereren risicoscores op basis van vooraf ingestelde criteria. Al deze automatiseringen versnellen het proces, maar maken het ook complexer en onoverzichtelijker.
De benodigde informatie is beschikbaar, maar het overzicht ontbreekt vaak. Daardoor nemen teams beslissingen in verschillende systemen, handelen uitzonderingen tussendoor af en complementeren documentatie vaak pas achteraf. En niet altijd met dezelfde criteria. Het gevolg is dat de besluitvorming verspreid raakt en een duidelijke structuur ontbreekt.
In KYC- en AML-onboarding betekent controle dat iedere stap herleidbaar is: van initiële klantidentificatie en risicoclassificatie tot escalaties en herbeoordelingen. Het moet inzichtelijk zijn wie een beslissing heeft genomen, op basis van welke informatie en documenten en volgens welke criteria. Dat vraagt om governance die niet naast het proces staat, maar in het proces zelf is ingebouwd.
Wanneer toezichthouders het proces beoordelen, wordt deze kwetsbaarheid zichtbaar. Er wordt inzicht verwacht in hoe een beoordeling tot stand is gekomen en wie verantwoordelijk was voor het besluit. Zonder duidelijke vastlegging en eigenaarschap ontbreekt de basis om keuzes te onderbouwen.
Besluitvorming centraal organiseren
Tegelijkertijd ontstaat controle niet vanzelf wanneer processen worden gedigitaliseerd. Automatisering versnelt handelingen, maar neemt niet automatisch verantwoordelijkheid, besluitvorming of samenhang over. Daar zit het verschil tussen een efficiënt proces en een gecontroleerd proces.
Daarom vraagt automatiseren om meer dan alleen een workflow. Het moet duidelijk vastliggen wie welke beslissing mag nemen. En welke informatie hiervoor geraadpleegd moet worden, inclusief controles. Het controle- en validatieproces mag niet afhankelijk zijn van handmatige afstemming, maar moet onderdeel zijn van het procesontwerp. Menselijke beoordeling, human-in-the-loop, blijft daarin een vast onderdeel van het proces. Teams moeten uitzonderingen centraal zichtbaar en traceerbaar vastleggen in plaats van buiten het systeem om.
Daarnaast moet de besluitvorming niet verspreid raken over losse applicaties. Wanneer teams data uit meerdere systemen gebruiken, is een centrale proceslaag nodig die de samenhang bewaakt. Zo blijft het overzicht behouden, ook wanneer de regelgeving verandert. Niet als correctie achteraf, maar als onderdeel van het proces zelf.
Deze manier van werken vormt de basis van onze aanpak bij complexe compliance processen.
Case: controle in het onboardingproces
Voor een grote vermogensbeheerder richtte LINKIT het KYC- en AML-onboardingproces opnieuw in met het low-code platform OutSystems. Dit vraagstuk was herkenbaar: meerdere financiële instellingen lopen tegen dezelfde uitdaging aan. We losten dit niet op door bestaande systemen te vervangen, maar door besluitvorming en processtappen in één digitale omgeving te organiseren. Zoals Dion, Account Executive bij LINKIT, benadrukt:
“Klantgegevens moeten actueel blijven en signalen uit screening en monitoring moeten direct zichtbaar zijn. Zo blijft het risicoprofiel onder controle.”
De applicatie richt het onboardingsproces stap voor stap in:
- Digitale klantaanmelding en initiële screening, waarbij klantdata automatisch worden opgehaald en verwerkt in het dossier
- Risicoclassificatie op basis van vaste criteria, inclusief verplichte validaties en controles
- Ingebouwd vierogenprincipe, als vaste stap in de workflow
- Centrale vastlegging van beslissingen en uitzonderingen, automatisch gekoppeld aan de verantwoordelijke medewerker
- Integraties met core banking- en screeningtools, zodat dossiers altijd werken met actuele data
- Continue monitoring en signalering, waarbij afwijkingen direct aan het klantdossier worden gekoppeld
De oplossing is ontwikkeld met OutSystems en past binnen de bestaande IT-omgeving. Hierdoor kunnen kernsystemen blijven staan, terwijl teams beoordelingscriteria en processtappen aanpassen of uitbreiden. Op deze manier kunnen zij nieuwe wet- en regelgeving snel doorvoeren en blijft de organisatie wendbaar.
“Zo behouden banken, verzekeraars en vermogensbeheerders – ondanks alle reguleringen – hun flexibiliteit en versterken ze hun positie.”
Lees de volledige case via deze link.
Controle behouden bij geautomatiseerde KYC- en AML-onboarding
Hoe richt jij jouw KYC- en AML-onboarding toekomstbestendig in?
Geautomatiseerde processen vragen om meer dan efficiëntie alleen. Zeker binnen finance is aantoonbare controle essentieel. Plan een vrijblijvend gesprek en neem contact op met onze experts.
