IT-projecten doorlopen doorgaans een voorspelbaar pad. Het management zet de strategie uit, de IT-afdeling voert het uit en vervolgens mag de rest het in de praktijk gaan gebruiken (adoptie). Maar juist omdat het hier om drie verschillende partijen gaat verloopt de communicatie soms lastig. In het slechtste geval zien de werknemers geen enkele meerwaarde in het werken met nieuwe soft- en hardware en levert de hele investering niets op. Hoe voorkom je een dergelijk scenario? Wellicht door gebruik te maken van deze 3 tips voor een succesvolle adoptie.
1. Een goed begin…
Adoptie is niet het eindstation, het is ook het startpunt. Dat doe je door veranderingen in je IT-landschap door te voeren op basis van de directe behoeftes van je werknemers. Moeten zij een cijfer standaard op vier verschillende schermen invoeren? Dan is een stukje automatisering gegarandeerd een grote vooruitgang. Natuurlijk maak je als management ook grotere keuzes, maar het beste begin je met deze basis.
Op die manier heb je een veel grotere kans dat je medewerkers de veranderingen zullen omarmen. En dat leidt weer tot hogere efficiëntie en meer werkplezier.
2. Is iedereen aan boord?
Zelfs al zet je de lijnen zeer duidelijk uit, dan nog kan het voorkomen dat het belang van adoptie ondersneeuwt in de uitvoering. Om te garanderen dat de functionaliteit altijd op nummer één blijft staan, is het belangrijk om key users aan te stellen.
Dit zijn eindgebruikers die als een soort van ambassadeurs betrokken zijn tijdens de implementatiefase. Doordat IT-projecten steeds vaker op een Agile manier worden uitgevoerd, in sprints, is het mogelijk om nieuwe inzichten makkelijk en snel te verwerken in het project. Ook moeten plannen soms worden bijgesteld. Bijvoorbeeld vanwege het budget, of omdat ze praktisch lastig uitvoerbaar zijn. Door key users bij dergelijke beslissingen te betrekken weet je zeker dat de beoogde verbetering van de functionaliteit overeind blijft.
3. Dui-de-lijk communiceren
Met zoveel verschillende partijen en belangen is goede communicatie het cement dat het hele IT-bouwwerk overeind houdt . Zoals in het begin al vermeld zijn het zowel het management, de IT’ers (intern en extern) en de eindgebruikers die het project samen tot een succes moeten maken.
Als het gaat om adoptie is het daarom belangrijk om in ieder geval het volgende duidelijk op papier te hebben voordat je van start gaat.
- Wie is er verantwoordelijk?
- Wanneer wordt de adoptie gestart?
- Op welke manier? (training, één-op-één begeleiding, of alleen een telefoonnummer?)
- Door welke mensen?
- En hoe lang?
- Moet er documentatie worden opgeleverd? (in geval van adoptie door een externe partij)
Het zijn allemaal relatief simpele vragen, met bijpassende simpele antwoorden. Toch zijn ze cruciaal voor het doen slagen van jouw IT-project. In hun eentje niet zo belangrijk, maar bij elkaar opgeteld maken ze een groot verschil!
Wil je meer weten over het opzetten en uitvoeren van een integraal adoptietraject? Neem dan contact op met één van onze experts voor meer informatie.
