Bijdrage van Martijn van der Hoek – Functioneel Beheerder bij LINKIT
De rolverdeling van een functioneel beheerder en een Product Owner binnen Scrum-teams kan wel eens onduidelijk zijn. Beide rollen lijken op sommige aspecten op elkaar wat tot verwarring kan leiden. Stel je voor, je zit in een sprint planning en de Product Owner schuift aan. Er wordt gediscussieerd over nieuwe features die prioriteit moeten krijgen, terwijl jij als functioneel beheerder probeert te benadrukken dat er ook beheeraspecten moeten worden meegenomen. Waar trek je de grens? Hoe zorg je ervoor dat jullie elkaar aanvullen in plaats van in de weg zitten?
Dit soort situaties komen af en toe voor wanneer je als functioneel beheerder werkt in een Scrum-team. In dit artikel bespreek ik de verschillen tussen de rol van de functioneel beheerder en de Product Owner en geef ik tips voor een optimale samenwerking.
Product Owner versus Functioneel Beheerder
Beide rollen richten zich op het creëren van een IT-oplossing, die voldoet aan de behoeftes van de organisatie en de gebruikers. Ze werken in hetzelfde speelveld, wat kan zorgen voor een stukje overlap en onduidelijkheid binnen Scrum-teams. Wie is nu waar verantwoordelijk voor?
Er zijn verschillende aspecten die de rollen van de Product Owner en functioneel beheerder onderscheiden. De Product Owner is primair verantwoordelijk voor het definiëren van de product backlog en het bepalen van de richting van het product. De focus ligt op het creëren van meerwaarde binnen een nieuwe applicatie voor de bedrijfsdoelen.
Aan de andere kant biedt de functioneel beheerder waardevolle inzichten met betrekking tot bestaande systemen, gebruikersbehoeften en het dagelijks beheer. Kortom de functioneel beheerder focust zich meer op beheersbaarheid, kwaliteit en ondersteuning van gebruikers.
De optimale samenwerking
Ondanks de verschillende belangen van de Product Owner en de functioneel beheerder, zijn er ook veel gezamenlijke belangen. Door goed samen te werken en duidelijke afspraken te maken over de rolverdeling binnen een Scrum-team, kunnen beide belangen bijdragen aan een beter eindproduct.
Als functioneel beheerder wil je dat beheer criteria worden meegenomen. Bijvoorbeeld in de “definition of done” van een Scrum-sprint. Dit betekent dat de documentatie iedere sprint wordt bijgewerkt zodat er voldoende actuele documentatie is om het eindproduct te beheren. Ook probeer je om beheerfunctionaliteiten mee te nemen bij de ontwikkeling van de applicatie, zoals gebruikersbeheer, autorisatiebeheer en beheer van diverse functionele tabellen.
Dit vraagt om overleg met de Product Owner. Je overtuigt de PO dat deze aspecten ook van belang zijn voor een goed werkende applicatie. Alleen dan zorg je ervoor dat de Product Owner deze functionaliteiten ook hoger prioriteert. Dit doe je bijvoorbeeld door als functioneel beheerder deel te nemen aan de Product Backlog Review overleggen. Op deze manier bewaak en bespreek je de prioriteiten van de beheeraspecten.
Kwaliteit
Naast beheeraspecten bewaakt de functioneel beheerder vaak ook de kwaliteit van de te bouwen applicatie. Als functioneel beheerder moet je ervoor zorgen dat er voldoende wordt getest en dat herstelwerkzaamheden naar aanleiding van testen de juiste prioriteit krijgen, zodat de reparatie van fouten in een volgende sprint wordt meegenomen. Dit vereist goed overleg met de Product Owner, want de PO wil het liefst zoveel mogelijk functionaliteit realiseren en vergeet soms het kwaliteitsaspect. Hierdoor kan er een applicatie worden opgeleverd met veel nieuwe functionaliteiten. Alleen ook met veel fouten, wat resulteert in een slechte acceptatie door de business en de eindgebruikers. Dit wil je als Product Owner en functioneel beheerder natuurlijk voorkomen.
Resultaat
Door duidelijke afspraken te maken over de rolverdeling en elkaars rol te respecteren, kom je gezamenlijk tot een beter eindproduct. De functioneel beheerder kan de Product Owner helpen en adviseren bij het identificeren en verduidelijken van functionele vereisten voor nieuwe functies of verbeteringen. Daarnaast kan de functioneel beheerder ook meteen helpen de beheeraspecten en kwaliteitseisen te definiëren en bewaken. Dit kan alleen door nauw samen te werken en elkaars verschillende belangen te begrijpen. Samen streven we naar een mooi eindproduct.
Wil je vaker lezen over relevante kennis binnen het functioneel beheer vakgebied? Meld je hier aan voor onze functioneel beheer updates en ontvang elke 2 weken een nieuwe mail!
