In veel organisaties vertrouwen medewerkers op Excel en handmatige lijsten voor kwaliteits- en batchdata. Ze weten vaak waar informatie zou moeten staan, maar niet of die volledig en betrouwbaar is. Met strengere wet- en regelgeving wordt die afhankelijkheid steeds kwetsbaarder.
We beantwoorden 3 vragen:
- Hoe richt je traceability en recalls zo in dat ze aantoonbaar compliant zijn, juist in organisaties met meerdere teams en systemen?
- Hoe sluit een Mendix-oplossing aan op bestaande ERP- en core-systemen zonder deze te verstoren?
- Hoe ziet een digitale traceability- en recalloplossing er in de praktijk uit? Bekijk de resultaten.
Traceability en recalls compliant inrichten
Bij veel organisaties zien we dat medewerkers traceability- en kwaliteitsdata grotendeels handmatig verwerken. Ze beheren batchinformatie in spreadsheets, vinken controles af op papier en stellen statusoverzichten achteraf samen.
Volgens Sedgwick’s State of the Nation Recall Index kende Europa in het vierde kwartaal van 2025 meer dan 4.000 terugroepacties. Dit levert risico’s op voor consistente recallprocessen.
Compliant inrichten betekent voldoen aan wet- en regelgeving voor traceability en recalls. Daarbij gaat het niet alleen om inzicht in waar producten zich bevinden. Maar vooral om het vastleggen en volgen van het terugroepproces.
Excel en handmatige registraties bieden hiervoor onvoldoende houvast. Versiebeheer, toegangsrechten en dataconsistentie zijn lastig om te organiseren, zeker wanneer meerdere afdelingen of ketenpartners betrokken zijn. Dit vergroot het risico op fouten, vertraging en onzekerheid op momenten waarop er geen ruimte is voor twijfel.
Tegelijkertijd moeten deze processen passen binnen een bestaande IT-omgeving. Teams staan daarbij vaak voor een lastige afweging: de behoefte om recalls beter aantoonbaar te maken, tegenover de realiteit van bedrijfskritische ERP-, MES- en andere core-systemen.
Integratie met ERP- en ketensystemen
De productinformatie die nodig is voor traceability en recalls is vaak al vastgelegd in bestaande ERP-, MES- en andere core-systemen. Het probleem is niet het ontbreken van data, maar het missen van samenhang, overzicht en procesregie. Recalls kunnen op verschillende momenten in de keten ontstaan, bijvoorbeeld bij leveranciers, in distributiecentra of op de werkvloer.
In internationale organisaties komt daar een extra uitdaging bij. Centrale teams moeten informatie snel en consistent delen met regionale locaties en soms duizenden winkels. Juist bij recalls is tijd cruciaal en moet communicatie consistent zijn.
Voor een grote retailorganisatie ontwikkelde LINKIT daarom een centrale digitale applicatie die traceability- en recallprocessen ondersteunt bovenop bestaande systemen. Daarnaast sluit de applicatie aan op de dagelijkse werkwijze van winkels en centrale teams. De app dient als proces- en communicatielaag waarin relevante data uit ERP- en andere ketensystemen samenkomen.
Door deze oplossing is het complexe proces van productrecalls in winkels onder controle. Inmiddels gebruiken meerdere landen de applicatie. Volgens een Solution Consultant bij de organisatie:
“De oplossing is geïntegreerd met onder andere Teams, SMS en het interne winkelportaal, waardoor recall berichten terechtkomen op de plekken waar medewerkers al werken.”
Via integraties en API’s brengt de applicatie relevante data samen in één overzichtelijke toepassing. In deze laag richten teams processen, validaties en gebruikersinterfaces in die specifiek aansluiten op het recallproces, terwijl de kernsystemen hun oorspronkelijke rol behouden.
Met deze aanpak blijven kernsystemen intact en ondersteunen organisaties traceability- en recallprocessen centraal en digitaal. De applicatie is ontwikkeld met het low-code platform Mendix, waardoor aanpassingen snel worden doorgevoerd zonder lange ontwikkeltrajecten.
Resultaten van traceability en recalls
Deze aanpak leidt tot snelheid, overzicht en consistente communicatie tijdens een recall. De applicatie biedt realtime inzicht in voorraad- en batchinformatie van teruggeroepen producten. Zo is direct zichtbaar waar producten zich bevinden, hoeveel eenheden er nog op voorraad zijn en welke acties nodig zijn. Daarnaast is de communicatie rondom recalls geïntegreerd met bestaande kanalen, zoals interne samenwerkingstools, berichtgeving en winkelportalen.
“Met deze applicatie besparen we tijd in het verwerken van recall informatie.”
Door deze processen digitaal te ondersteunen, wordt recall-informatie sneller verwerkt en consistenter doorgezet. Dit geeft teams sneller overzicht en verlaagt de operationele druk op momenten waarop snelheid cruciaal is. Tegelijkertijd ontstaat meer transparantie, wat helpt bij besluitvorming en externe communicatie richting klanten of toezichthouders.
Wat levert een digitale aanpak voor traceability en recalls op voor jouw organisatie?
Herken je deze uitdagingen in je eigen organisatie? Plan een vrijblijvende sessie en ga in gesprek met een van onze experts.
