Bijdrage van Sander Oldenkamp – Functioneel Beheerder bij LINKIT
Robots zijn de oplossing voor het tekort aan arbeidskrachten. Veel organisaties overwegen om met Robotic process automation (RPA) aan de slag te gaan (of zijn al bezig). Maar wie kan het best inschatten in welke businessprocessen een robot uitkomst kan bieden? Wie kan het beste de implementatie begeleiden en business en IT samenbrengen in automation? En wie kan het best de robotmedewerker draaiende houden? RPA geeft jou de kans als functioneel beheerder om de organisatie naar een hoger niveau te brengen.
Voordelen van Robotic process automation (RPA)
Het verwerken van orders. Het controleren en verwerken van facturen. Een document scannen en de gegevens verwerken in een database. Standaard rapportages opstellen en versturen. Er zijn een hoop eenvoudige taken die een robot kan uitvoeren. De voordelen zijn onder meer dat medewerkers minder tijd kwijt zijn met deze taken, het saaie werk wordt hen uit handen genomen. RPA levert werkplezier op en verkleint daarnaast gelijk ook de kans op menselijke (tik)fouten. En een robot wordt nooit moe dus de dienstverlening kan 24-uur per dag doorgaan.
Applicatie
We hebben het hier over een robot die feitelijk een applicatie is die ergens op een server de handelingen overneemt van een menselijke medewerker; klik hierop, klik daarop, ga naar de volgende pagina, klik op opslaan. Het gaat dus niet om een Wall-E of een R2D2 die zich fysiek door de gangen beweegt. De functioneel beheerder is goed bekend met het onderhouden, testen en configureren van applicaties. De robotmedewerker zou daarom in goede handen zijn bij een functioneel beheerder.
Investering in RPA
Als FB’er (Functioneel beheerder) houd je je waarschijnlijk niet dagelijks bezig met de kosten van de organisatie. Maar eigenlijk is dat raar, jij ziet vast regelmatig de kansen die er liggen op de (digitale) werkvloer. Een investering in RPA, mits goed geïmplementeerd, verdient zich gemiddeld genomen binnen een jaar terug. Maar afhankelijk van het toekomstige personeelstekort in een sector kunnen de baten zelfs meerdere keren vermenigvuldigd worden. Er zijn sectoren waar het verstandig zou zijn om elk proces dat duurzaam geautomatiseerd of gerobotiseerd kan worden nu direct aan te pakken.
Lead
De FB’er is de aangewezen persoon om de lead te nemen. FB’ers vormen de schakel tussen IT en de business. FB’ers kennen de businessprocessen en kunnen dit vertalen naar IT-oplossingen. Een FB’ beschikt over businessanalist-vaardigheden en kan werkprocessen in kaart kan brengen. Daarnaast weet een FB’er vaak de behoeften van verschillende stakeholders in te schatten en is in staat de belangen te behartigen van verschillende partijen. Bij een succesvolle implementatie van RPA zijn deze vaardigheden onmisbaar. Maar je hoeft het natuurlijk niet alleen te doen.
Vakwerk
Het bouwen van een RPA-proces is echt vakwerk. Vaak wordt een degelijk proces gerealiseerd door een expert (bijvoorbeeld een RPA-ontwikkelaar uit een extern consultancy) samen te laten werken met een medewerker of team die de business processen en doelstellingen in een organisatie goed kent. Het is verstandig en handig om hier ook een FB’er bij te betrekken. Daarnaast is het belangrijk om na de implementatie een servicelevel agreement op te stellen voor het onderhoud en het oplossen van incidenten. Met training die vaak gratis door RPA-softwareleveranciers beschikbaar wordt gesteld, kan een FB’er kleine incidenten zelf oplossen. Ook dit scheelt weer in de kosten.
Gesprek
De opkomst van AI heeft (Robotic) automation een enorme boost gegeven. Er zijn genoeg succesverhalen te vinden van organisaties die al zwaar leunen op robots. FB’ers nemen in deze successtory’s vaak een sleutelpositie in. Zie jij mogelijkheden? Ga gewoon eens in gesprek over RPA met je business en/ of IT-manager.
Wil je meer weten over RPA of andere thema’s binnen het functioneel beheer vakgebied? Meld je hier aan voor onze functioneel beheer updates of neem contact op met de onze Functioneel Beheer Squad over de implementatie van RPA.
