Bijdrage van Ties van Noorden – Functioneel Beheerder bij LINKIT
Je bent net nieuw in een organisatie en er is weinig tijd voor een goede overdracht van de collega die je opvolgt. Om je werk uit te voeren ben je aangewezen op de beschikbare documentatie. Echter kom je er al vrij snel achter dat veel essentiële documentatie ontbreekt, niet up-to-date is en kennis vooral in het hoofd zat van de vertrokken collega.
Ondanks de nadelige gevolgen hiervan, is dit toch vrij herkenbaar voor iedere Functioneel Beheerder die al iets langer in het vak zit. Vaak wordt het belang van juiste documentatie wel herkent, maar wordt er weinig op gestuurd. In de waan van de dag is documenteren vaak iets wat je als eerst uitstelt of vergeet.
Belang van documenteren
Het bijhouden van documentatie door functioneel beheerders is vaak een uitdaging, maar het is essentieel voor de efficiëntie en continuïteit van het werk. Het zorgt ervoor dat de aanwezige kennis binnen het team wordt vastgelegd.
Daarnaast helpt documentatie bij technische storingen of incidenten om snel de oorzaak te identificeren en het probleem op te lossen. Door deze incidenten en hun oplossingen te documenteren, voorkom je dat dezelfde fouten in de toekomst opnieuw optreden. Bovendien zorgt constante verandering van processen en applicaties er constant voor dat documentatie snel verouderd raakt. Het blijven bijhouden van documentatie is daardoor erg belangrijk voor de continuïteit van het werk.
Wat leg je precies vast
Voordat je start met het documenteren van bijvoorbeeld een applicatie, moet je eerst goed nadenken over wat je precies wil vastleggen. De meeste Functioneel Beheerders starten met het vastleggen van veelvoorkomende vragen en issues met een bijbehorend stappenplan hoe je dit moet oplossen. Dit een goede start en je collega’s gaan hier blij mee zijn.
Voor de documentatie van applicaties, hanteer ik vaak de volgende structuur.
| Niveau 1 | Niveau 2 |
| Operatie | Activiteiten Autorisaties Wijzigingen Incidenten |
| Communicatie | Periodieke Overleggen Stakeholder A Stakeholder B |
| Documentatie | Applicatie informatie Opleidingsmateriaal Werkinstructies |
| Projecten | Lopende projecten Afgeronde projecten Projecten on hold |
Onder operatie kan je activiteiten beschrijven die periodiek voorkomen bij het beheer. Denk bij een financiële applicatie bijvoorbeeld aan de maandafsluiting. Daarnaast kan je hier het proces van inkomende incidenten of wijzigingen beschrijven. Bijvoorbeeld een beschrijving hoe deze meldingen binnen komen, wie ze oppakt en waar ze vandaan opgepakt worden.
Onder communicatie beschrijf je de stakeholders. Wie zijn de stakeholders, wat is hun rol en hoe kom je met ze in contact? Ook kan je hier de notulen vastleggen als je periodieke overleggen hebt met deze stakeholders. Bij documentatie beschrijf je de werking van de applicatie, maar ook de veelvoorkomende vragen en issues. Tot slot hou je alle projectinformatie (of grote wijzigingen) bij onder het kopje ‘Projecten’.
Documenteren als vast onderdeel van je werkzaamheden
Om ervoor te zorgen dat jij en je collega’s de documentatie blijven updaten en jullie helden worden in het uitvoeren van de werkzaamheden, zijn dit de belangrijkste tips:
- Zorg voor een tool die het documenteren gemakkelijk en intuïtief maakt. Veel functioneel beheer afdelingen gebruiken hiervoor de tool Confluence. Met Confluence zorg je ervoor dat je documentatie centraliseert. Een centrale tool maakt het makkelijk om informatie te vinden en toe te voegen. Daarnaast kan je door middel van sjablonen snel gestandaardiseerde pagina’s maken. Maar met alleen een goede tool ben je er niet. Maak afspraken wat je precies documenteert en waar je dit documenteert. Zorg voor gestandaardiseerde formats en sjablonen voor documentatie. Leid Functioneel Beheerders op om met de tool te werken. Vaak zijn er (gratis) trainingen online te vinden die alle in en outs laten zien wat het werken met de tool een stuk makkelijker maakt.
- Maak documentatie een standaard onderdeel van een wijziging/incident. Een wijziging of incident is niet afgerond zonder dat de documentatie is bijgewerkt.
- Plan 1 dag van de maand in voor documentatie. Zo zorg je voor een vast moment waar de focus op de documentatie ligt.
- Laat collega’s elkaars documentatie reviewen. Dit zorgt niet alleen voor een extra laag van controle, maar versterkt ook het leren en delen van best practices.
- Beloon collega’s en teams die consistent en goed documenteren. Dit kan via officiële herkenning (betere beoordeling), maar het kan via een simpele traktatie op het werk. Wie wil er nou geen taart verdienen met documenteren?
Door documenteren onderdeel te maken van de werkzaamheden, benut je maximaal de voordelen die juiste documentatie met zich meebrengt.
Wil je vaker lezen over relevante kennis binnen het functioneel beheer vakgebied? Meld je hier aan voor onze functioneel beheer updates en ontvang elke 2 weken een nieuwe mail!
