De Functioneel Beheerder als dirigent

Je staat er misschien niet bij stil, maar als functioneel beheerder ben je vaak een dirigent waarbij je verschillende stakeholders tevreden moet houden. Je zorgt dat verschillende stakeholders met verschillende belangen op een lijn komen te zitten. Dit is slechts een van de velen taken van een functioneel beheerder.

Maar hoe pak je dat eenvoudig aan en hoe zorg je ervoor dat je dit binnen de gestelde deadline voltooit? In dit artikel lees je hoe je als functioneel beheerder gebruik maakt van je vrijheid en hoe dit zorgt voor creatieve oplossingen.

Stap 1: Ga netwerken!

Zorg ervoor dat jij jouw stakeholders kent en zij jou kennen. Dit maakt het alleen maar makkelijker en zorgt voor meer draagvlak. Plan kennismakingsgesprekken in of drink een kopje koffie samen en bespreek gezamenlijk wat de onderlinge verwachtingen zijn. Zorg dat je als functioneel beheerder de gemaakte afspraken nakomt en dat je soms ‘nee’ zal moeten verkopen.

Stap 2: Zorg voor een uniforme behoefte!

Nadat je als functioneel beheerder jouw omgeving kent, heb je een beter beeld van nieuwe wensen die de stakeholders hebben. Dit kan per stakeholder anders zijn. Zorg ervoor dat er een uniforme behoefte komt en stem dit met jouw business omgeving zoals de product owner af. Je wilt natuurlijk zoveel mogelijk waarde toevoegen voor jouw stakeholders.

Stap 3: Vertaal de behoeften van stap 3 naar eisen en schrijf dit uit.

Gebruik duidelijke taal en ondersteun dit eventueel met visuele ontwerpen zoals een mind map, proces diagrammen of een rich picture. In deze fase wordt er af en toe zelfs gebruik gemaakt van Paint, bij een softwarematige aanpassing. Dit helpt om de stakeholders een gezamenlijk beeld te geven van hun behoefte en de mogelijke oplossing.

Bij het uitschrijven van een aangepast proces kan je onder andere SIPOC gebruiken om het proces te omschrijven. Het SIPOC model is ideaal voor het afbakenen van een project. Het helpt om te begrijpen welke processtappen het belangrijkste zijn om mee te nemen binnen een project. Zoek vooral naar manieren hoe deze aansluiten bij de behoefte van de stakeholders. Probeer out-of-the-box te denken in deze fase.

Stap 4: Creëer draagvlak en spoor je stakeholders aan om tijdens de GAT mee te testen!

Bij een softwarematige aanpassing rolt de softwareontwikkelaar de nieuw geleverde oplossing in een acceptatieomgeving uit. Om zo foutloos mogelijk over te gaan naar een livegang van het stuk software, vraag je stakeholders om met testscenario’s te komen om de robuustheid van de softwarematige oplossing te testen. De functioneel beheerder kan de stakeholder hiermee ondersteunen. Ook zorg je ervoor dat je een transitieplan hebt en een aankondiging doet van de geplande transitie.

Bij een procesmatige aanpassing laat je de nieuwe processen en procedures controleren. Zorg er dan voor dat je alles duidelijk opschrijft, zodat dit door iedereen begrepen wordt. Bij beide aanpassingen is het van belang dat je alle stakeholders op de hoogte brengt van de wijziging en wat dit voor hen betekent. Ook de IT-Servicedesk breng je op de hoogte over welke aanpassingen eraan zitten te komen. Zo zijn zij ook voorbereid als er eventuele belletjes komen naar aanleiding van een softwarematige aanpassing.

Stap 5: Communiceer proactief met jouw achterban!

Na de livegang zorg je als functioneel beheerder ervoor dat je een aankondiging doet van de voltooide transitie. Vul dit bericht aan met de releasenotes en zorg bij een grote release dat je gaat floorwalken en benaderbaar bent voor jouw gebruikers. Dit zorgt ervoor dat jij jouw stakeholders serieus neemt en bijdraagt aan een goede band tussen de functioneel beheerder en de gebruikersorganisatie. Bij een procesmatige aanpassing blijf je de weken erna peilen of dat resulteert in een blijvende verbeterde procesflow.

Conclusie

Kortom, laat je als functioneel beheerder zien en horen. Leer de behoeften kennen van jouw achterban en zorg voor een gezamenlijke behoefte. Vertaal dit naar een softwarematige oplossingen of schrijf nieuwe processen uit. Zorg ervoor dat je draagvlak creëert en neem jouw stakeholders bij elke stap mee. Communiceer proactief en blijf met jouw stakeholders in contact.

Wanneer je deze stappen succesvol uitvoert, resulteert dit als muziek in de oren van de stakeholders maar ook in die van de dirigent zelf.

Wil je vaker lezen over relevante kennis binnen het functioneel beheer vakgebied? Meld je hier aan voor onze functioneel beheer updates en ontvang elke 2 weken een nieuwe mail!