5 stappen die ieder datateam doorloopt en de redenen waarom het vaak misgaat
Data gebruiken om de business te voorzien van antwoorden en nieuwe nog onontdekte inzichten. Vaak is het een typisch geval van mooie theorie en weerbarstige praktijk. Slaag je erin, dan ben je de concurrentie een stap voor, maar lukt het niet dan wordt het erg lastig om nog volgende innovatieve stappen te maken. Met deze vijf stappen geven wij inzicht in het proces en bieden we een aantal belangrijke tips over hoe je een businessvraag wél goed omzet in een datavraag.
Stap 1: de juiste vraag vanaf de business krijgen…
En stap 2: De businessvraag omzetten in een datavraag
Een IT’er is geen bedrijfskundige en vice versa. Een bedrijfskundige is in veel gevallen niet gewend om met data te werken en vindt het lastig om de goede vragen te stellen. IT’ers op hun beurt hebben vaak weinig inzicht in de behoeftes van de business en welke data ze daar precies voor nodig hebben. Er is dus een kloof en om datagedreven besluitvorming tot een succes te maken moet die gedicht worden. Vandaar ook dat stap 1 en 2 onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.
Een aantal (simpele) tips om deze uitdaging aan te gaan:
- Leer businessmensen de basis van hoe data werkt en wat de (on)mogelijkheden ervan zijn.
- Leer IT-mensen welke data vooral belangrijk is voor het beantwoorden van businessvragen en op welke manier ze die moeten aanbieden (dashboarding).
En praktisch:
- Plaats het datateam als het ware in het midden, met het dichtst daaromheen de teams die het meeste gebruik maken van data. Zij moeten er het meeste van weten en de meeste toegang krijgen. Teams die minder of weinig gebruik maken staan er als het ware verder vandaan en hoeven dan ook minder kennis op zak te hebben en toegang te hebben.
Het gaat hier om zowel een stuk cultuurverandering als een stuk kennisoverdracht.
Stap 3: Databronnen kiezen
En stap 4: databronnen koppelen
In de huidige werkomgeving is data vaak overal. Maar lang niet alle data is bruikbaar voor het beantwoorden van vaak specifieke businessvragen. Wil je graag weten waarom een bepaald product tijdens een bepaalde periode meer of minder is verkocht, dan heb je een beperkte aantal databronnen nodig waarvan de kwaliteit goed moet zijn. Oftewel betrouwbaar en met de juiste metadata. Daarnaast komen de meeste inzichten uit het koppelen van verschillende bronnen.
Het is waarschijnlijk makkelijk om in te zien dat de treinen in januari maar voor 80 procent op tijd waren in plaats van de gebruikelijke 90 procent. Dat is de zogenaamde positionele data. Door eventdata toe te voegen kun je proberen antwoord te geven op de ‘waarom’ vraag. In dat geval weerdata die aangeeft dat een aantal dagen lang de wissels bevroren waren waardoor de treinen maar moeizaam hun werk konden doen.
De behoefte van de business moet leidend zijn in de databronnen die worden gekozen, worden bijgehouden en worden gekoppeld. De focus van het datateam moet daar grotendeels op gericht zijn.
Stap 5: Het data antwoord omzetten in een business antwoord
Om weer terug te komen op het begin: businessmensen zijn geen data analysten. En data biedt vaak ruimte voor interpretatie. Deels is dat natuurlijk ook taak van de bedrijfskundige en de manager. Het is aan hem of haar om in te zien welke gegevens belangrijk zijn, welke trends uitgelicht moeten worden en welke investeringen gemaakt moeten worden.
Tegelijkertijd is ook de manier hoe data aangeboden en vooral ook geselecteerd wordt van groot belang. Wil je dit als datateam goed doen, dan moet het voor hun gevoel in Jip-en-Janneketaal worden aangeboden. Het liefste via een duidelijk dashboard met overzichtelijke grafieken en een beperkte hoeveelheid cijfers. Deze moeten doorlopend antwoord geven op een aantal van tevoren vastgestelde businessvragen.
Daarmee ben je als het ware ook weer terug bij af. Bij het werken met en toepassen van data is de onderlinge samenwerking van cruciaal belang. De zwakste link van technologie is vaak degene die het gebruikt. Doe je het verkeerd, dan verspil je veel geld, tijd en moeite. Maar doe je het goed, dan biedt het enorme meerwaarde.
Wil jij weten hoe je data in jouw bedrijf optimaal kunt inzetten? Of heb je behoefte aan tijdelijke expertise om jouw datateam of businessteam een draai in de goede richting te geven? Neem dan contact op met één van onze experts. Of lees eens onze datachecklist voor meer inzicht en nog meer handige tips.
